{"id":2594,"date":"2023-04-03T05:44:00","date_gmt":"2023-04-03T05:44:00","guid":{"rendered":"https:\/\/intexsoft.com\/de\/?post_type=blog&p=2594"},"modified":"2023-03-01T05:56:04","modified_gmt":"2023-03-01T05:56:04","slug":"software-optimierung-strategie","status":"publish","type":"blog","link":"https:\/\/intexsoft.com\/de\/blog\/software-optimierung-strategie\/","title":{"rendered":"Software-Optimierung \u2013 Gesch\u00e4ftsprozesse optimieren mithilfe von Software-Tools"},"content":{"rendered":"
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April 3, 2023 \t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t\t\t

Software-Optimierung \u2013 Gesch\u00e4ftsprozesse optimieren mithilfe von Software-Tools<\/h1>\n\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t
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Durch die Globalisierung und die Digitalisierung erh\u00f6ht sich die Komplexit\u00e4t der Gesch\u00e4ftsprozesse. Dabei entscheidet ein strukturiertes Vorgehen \u00fcber den Erfolg oder Misserfolg eines Unternehmens. Betriebe, die ihre Prozesse stetig analysieren, auswerten und optimieren, verk\u00fcrzen Reaktionszeiten, steigern die Effizienz und minimieren Kosten.<\/span><\/p>\n

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Die Strategieentwicklung obliegt der Management-Ebene. Werden Prozesse optimiert, kann dies jedoch jeden Bereich eines Unternehmens betreffen. Die Grundlage bilden das Business-Process-Management und die Einf\u00fcgung einer BPM-Software. Doch was kennzeichnet ein BPM, was sind die Ziele der Gesch\u00e4ftsprozessoptimierung und welche Vorteile bietet das BPM?<\/span><\/p>\n

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Optimierung von Gesch\u00e4ftsprozessen<\/span><\/h2>\n

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Die Managementdisziplin Business-Process-Management<\/strong>, kurz BPM, entstammt der automatisierungsbasierten Unternehmenswirtschaft. Alternativ wird die Bezeichnung Gesch\u00e4ftsprozessmanagement (GPM) verwendet.<\/span><\/p>\n

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Dabei werden bestehende betriebliche Gesch\u00e4ftsprozesse analysiert, modifiziert, \u00fcberwacht und optimiert. Das Zentrum des BPM bildet die Erstellung einer Workflow-Vorlage im Sinne der Realisation der \u00fcbergeordneten Unternehmensziele. Unterst\u00fctzend wird eine Automatisierungssoftware<\/a> eingesetzt.<\/span><\/p>\n

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Manuelle Arbeitsschritte werden durch technologische Methoden ersetzt. Ein Beispiel ist die Robotic-Process-Automation<\/strong> (RPA). Prozesse der Sachbearbeitung werden in diesem Zusammenhang automatisiert, um die Effizienz zu steigern. In der Folge werden Mitarbeiter gezielt entlastet und wenden sich wichtigeren Aktivit\u00e4ten zu.<\/span><\/p>\n

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Unterschieden werden das integrationsorientierte<\/strong>, menschenzentrierte und dokumentenzentrierte Business-Process-Management.<\/strong> Erstgenanntes legt den Fokus auf die Automatisierung und Optimierung der Softwarel\u00f6sungen. Das menschenzentrierte BPM <\/strong>dagegen konzentriert sich auf Workflows und Prozesse, die durch Menschenhand realisiert werden. Das dokumentenzentrierte BPM<\/strong> wiederum befasst sich mit einer effizienten Dokumentenerstellung.<\/span><\/p>\n

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Weiterhin werden das operative und strategische BPM<\/strong> klassifiziert. Das operative Prozessmanagement wird zeitlich begrenzt und umfasst die Planung, Realisation, Analyse und Optimierung sowie das Controlling. Im Vergleich dazu bezieht sich das strategische BPM auf die langfristige Entwicklung von Kernprozessen und einer zielgerichteten Organisationsform.<\/span><\/p>\n

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Im Rahmen des BPM realisieren Unternehmen h\u00e4ufig auch die Implementierung von Cloud-Systemen. Weiterhin kann die Optimierung von hybriden Umgebungen<\/strong> umgesetzt werden. Ziel ist die Leistungssteigerung durch eine optimierte IT-Infrastruktur und die Weichenstellung f\u00fcr moderne Technologien wie die KI-Technologie.<\/span><\/p>\n

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In diesem Zusammenhang tragen die IT-Manager eine zentrale Verantwortung. Auf Basis der aktuellen Ergebnisse, die das BPM liefert, entscheiden sie, welche Software welchen Mehrwert bietet.<\/span><\/p>\n\n\t\t<\/div>\n\t<\/section>\n\n\n\n

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Kontaktieren Sie uns<\/h3>\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t
um mehr \u00fcber unsere Konzepte und Strategien zu erfahren.<\/div>\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\tKontaktieren Sie uns<\/a>\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\n\t\t\t\t\t\t\t\t\"image\"\n\t\t\t<\/picture>\n\t\t<\/div>\n\t<\/section>\n\n\n
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Ziele des Gesch\u00e4ftsprozessmanagements<\/span><\/h2>\n

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Die Gesch\u00e4ftsprozesse innerhalb eines Unternehmens stehen in direktem Zusammenhang mit der Unternehmensstrategie. So wirkt sich ein Strategiewechsel unmittelbar auf die internen Abl\u00e4ufe aus.<\/span><\/p>\n

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Mithilfe des Gesch\u00e4ftsprozessmanagements gelingt es Unternehmen, die Effizienz und Flexibilit\u00e4t zu steigern und die \u00fcbergeordneten Unternehmensziele zu verfolgen. Des Weiteren k\u00f6nnen optimierte Prozesse dem Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil<\/strong> verschaffen. Dies ist zum Beispiel der Fall, wenn sich die Marktsituation pl\u00f6tzlich ver\u00e4ndert. Zudem kann eine Prozessoptimierung daf\u00fcr sorgen, dass ein strauchelndes Unternehmen \u00fcberlebt.<\/span><\/p>\n

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Unabdingbar ist eine kontrollierte operative und strategische Prozesssteuerung. Dabei gilt: Wer die Gesch\u00e4ftsprozesse aus den Augen verliert, beklagt fr\u00fcher oder sp\u00e4ter eine unzufriedene Kundengruppe und Umsatzeinbu\u00dfen.<\/span><\/p>\n

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Doch wie gehen Unternehmer konkret vor und welche f\u00fcnf Schritte zeichnen das Business-Process-Management aus?<\/span><\/p>\n

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Analyse<\/span><\/h3>\n

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Im ersten Schritt f\u00fchren Sie eine IST-Analyse der Prozesse, auch Prozessanalyse genannt, durch. In diesem Zusammenhang beleuchten Sie die Kernprozesse <\/strong>und benennen St\u00e4rken und Schw\u00e4chen.<\/span><\/p>\n

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Im Bereich der Kundenkommunikation k\u00f6nnte hier beispielsweise hinterfragt werden, wie die Bearbeitung von Kundenanfragen realisiert wird, wer im direkten Kundenkontakt steht, wie lange Kunden auf eine Antwort des Servicecenters warten m\u00fcssen und wie hoch die Kundenzufriedenheit ausf\u00e4llt.<\/span><\/p>\n

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Weiterhin ist es ratsam, KPIs (Key-Performance-Indikatoren) zu erstellen, mit denen fortan gearbeitet wird. Auf diese Weise l\u00e4sst sich der Unternehmenserfolg zuverl\u00e4ssig messen. Dabei ist zu beachten, dass eine IST-Analyse nur dann stattfinden kann, wenn das Unternehmen nicht frisch gegr\u00fcndet <\/strong>wurde. Andernfalls existieren noch keine Prozesse oder Workflows, die verbessert werden k\u00f6nnen.<\/span><\/p>\n

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Modellierung<\/span><\/h3>\n

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Im zweiten Schritt \u00fcberlegen Sie, auf welche Weise die in der Analysephase ausgearbeiteten Schwachstellen verbessert <\/strong>werden k\u00f6nnen. In diesem Kontext spielt die Automatisierung eine \u00fcbergeordnete Rolle. Denn um Effizienz zu gew\u00e4hrleisten und Kosten einzusparen, ist es lohnenswert, mit wenig Input den maximalen Output zu erzielen.<\/span><\/p>\n

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Ein Beispiel ist die \u00dcberlegung, ob alle Mitarbeiter an einem Meeting teilnehmen m\u00fcssen oder es ausreicht, wenige Beteiligte einzuladen. Die Ergebnisse der Modellierungsphase werden visuell festgehalten.<\/span><\/p>\n

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Implementierung<\/span><\/h3>\n

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Auf die Modellierung folgt die Implementierung: Testen Sie die eben entwickelten \u00c4nderungsvorschl\u00e4ge an einer Testgruppe.<\/strong> So erfahren Sie, ob Ihre Ideen die gew\u00fcnschte Wirkung erzielen und im Anschluss auf einen gesamten Prozess \u00fcbertragen werden k\u00f6nnen.<\/span><\/p>\n

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Sollten sich die \u00c4nderungsw\u00fcnsche als nachteilig erweisen, sollten Unternehmer jedoch nicht verzagen.\u00a0Denn hier gilt: Die Implementierungsphase ist daf\u00fcr geeignet, fehlerhafte Ideen wieder zu verwerfen.<\/span><\/p>\n

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Aus diesem Grund ist es keine Schande, wenn die neuen Ideen Sie vor unerwartete Herausforderungen<\/strong> stellen, denn erst in diesem Schritt treffen theoretische Ans\u00e4tze auf die Praxis. Unternehmen f\u00fchren zudem in der Regel mehrere Testphasen durch, bis eine Idee ausgereift ist und umgesetzt werden kann.<\/span><\/p>\n

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\u00dcberwachung<\/span><\/h3>\n

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Der n\u00e4chste Prozessschritt umfasst die \u00dcberwachung. In der Planungsphase haben Sie bereits KPIs erstellt. Diese werden nun ben\u00f6tigt. Nutzen Sie die Key-Perfomance-Indikatoren<\/strong> gezielt, um die Erfolge des BPM-Prozesses messbar zu machen.<\/span><\/p>\n

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Hier ist zu beachten, dass die Prozess\u00fcberwachung ein kontinuierliches Anliegen <\/strong>darstellt und stetig wiederholt wird. So kann es Ihnen beispielsweise gelingen, nachzuvollziehen, ob \u00c4nderungen zur Steigerung der Effizienz in der Praxis zu einer erh\u00f6hten Leistungsf\u00e4higkeit f\u00fchren.<\/span><\/p>\n

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Optimierung<\/span><\/h3>\n

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Erfolg impliziert die stetige Optimierung der Unternehmensprozesse. Aus diesem Grund fu\u00dft das Business-Process-Management auf stetigen Wiederholungen der einzelnen Prozessschritte. Nur so ist es m\u00f6glich, Fehler aufzudecken,<\/strong> Ineffizienzen zu beseitigen und zu wachsen.<\/span><\/p>\n\n\t\t<\/div>\n\t<\/section>\n\n\n\n

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Kontaktieren Sie uns<\/h3>\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t
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BPM vs. Projektmanagement<\/span><\/h2>\n

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H\u00e4ufig werden die Bezeichnungen “BPM” und “Projektmanagement” synonym verwendet. Allerdings beschreiben beide Begriffe unterschiedliche Herangehensweisen. Die Bedeutung \u00e4hnelt sich demnach nicht.\u00a0<\/span><\/p>\n

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Denn w\u00e4hrend das BPM auf Prozesse und Aktivit\u00e4ten <\/strong>abzielt, die sich durch Kontinuit\u00e4t <\/strong>auszeichnen, bezieht sich das Projektmanagement auf zeitlich begrenzte Aufgabenfelder. F\u00fcr jedes Projekt werden spezifische Tools und ein spezifisches Regelwerk verwendet.\u00a0<\/span><\/p>\n

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Ein Business-Process dagegen kehrt in einem regelm\u00e4\u00dfigen Abstand wieder. Ein Beispiel ist die monatliche Lohnabrechnung. Um die Produktivit\u00e4t und Effizienz zu steigern, setzen Unternehmen hier auf automatisierte Anwendungen. Das BPM unterst\u00fctzt die besagte Zielsetzung.\u00a0<\/span><\/p>\n

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Tools zur Optimierung von Prozessen<\/span><\/h2>\n

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Um Prozesse abzubilden und ein systematisches Prozessmanagement zu realisieren, nutzen viele Unternehmen ein spezielles Tool<\/strong>: die Prozessmanagement-Software. Doch was ist eine Prozessmanagement-Software? Bei der Anwendung handelt es sich um ein einfaches bis komplexes Tool, das den Arbeitsalltag erleichtert<\/strong> und beispielsweise Daten auswertet.\u00a0<\/span><\/p>\n

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Je nach Komplexit\u00e4tsgrad kann eine Software zu einem Mehraufwand f\u00fchren und hohe Kosten verursachen. Allerdings stehen diese in Relation zu der Arbeitserleichterung, die durch Zeichenprogramme, Ablauf- und Prozessanalysen und Simulationen<\/strong> erreicht wird.\u00a0<\/span><\/p>\n

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Ein BPM-Tool sollte folgende Funktionen aufweisen:\u00a0<\/span><\/p>\n

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