Intranet – Definition

Welchen Zweck hat das Intranet?

Die interne Kommunikation optimieren: Über das Intranet vernetzen sich alle Mitarbeitenden oder bestimmte Mitarbeiter-Gruppen eines Unternehmens. Auf diese Weise interagieren Angestellte, deren Wege sich im Büro nicht kreuzen. 

So lassen sich ungeahnte Potenziale ausschöpfen. Denn häufig erweist sich die abteilungsübergreifende Kommunikation als gewinnbringend. Darüber hinaus informieren sich Mitarbeiter über ihre Kollegen, greifen innerhalb weniger Sekunden auf Dateien wie Telefonnummern zu, teilen Kundendaten, hinterlegen wichtige Informationen für Verkaufsgespräche und nehmen an internen Diskussionen teil. 

Das Intranet unterstützt Unternehmen in den folgenden Punkten: 

• Den internen Informationsfluss verbessern: Durch das Intranet greifen Mitarbeitende in Echtzeit auf Informationen zu und können diese teilen. Auf diese Weise werden Prozesse effizienter gestaltet. 
• Die Daten zentral verwalten: Das Intranet dient als zentraler Speicherort für innerbetriebliche Daten jeglicher Art. 
• Informationen schnell bereitstellen: Neuigkeiten und relevante Informationen können in Echtzeit verbreitet werden. 
• Die Mitarbeiter erreichen: Durch das Intranet vernetzen sich die Angestellten eines Unternehmens und können schnell und einfach in Kontakt treten. 
• Die Zusammenarbeit vereinfachen: Das Intranet ermöglicht die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit innerhalb eines Unternehmens. 
• Die betrieblichen Abläufe organisieren: Aufgaben können innerhalb kurzer Zeit verteilt und eingesehen werden. 
• Das Mitarbeiter-Engagement messen: Das Tool stellt Möglichkeiten bereit, das Engagement der Angestellten zu sammeln und auszuwerten, um introvertierte Mitarbeitende zu aktivieren. 

Diese Vorteile werden geboten

Das Intranet bietet zahlreiche Vorteile. So gelingt es Betrieben innerhalb kurzer Zeit, allen Mitarbeitenden einen Zugriff auf das Intranet zu gewähren und gegebenenfalls Einschränkungen vorzunehmen.

So können zum Beispiel Leseberechtigungen vergeben werden. In diesem Fall kann der Mitarbeiter zwar auf die Informationen zugreifen, jedoch keine Änderungen vornehmen. So wird gewährleistet, dass die Ursprungsdatei bestehen bleibt, während die Belegschaft mit den Daten arbeitet. Zugleich wird der Informationsfluss optimiert. Denn die digitalen Daten stehen allen Personen zur Verfügung, die über eine Zugangsberechtigung verfügen.

Per Push-Benachrichtigung werden die Mitarbeitenden über Neuigkeiten informiert. So wird von vornherein ausgeschlossen, dass Nutzer zentrale Informationen und Dateien übersehen. Des Weiteren können Änderungen mitgeteilt werden, indem das System eine Benachrichtigung per E-Mail oder an die Telefonnummer versendet. In der Folge verbreiten sich Informationen schneller im gesamten Unternehmen, was die Kommunikationswege verkürzt und die internen Prozesse effizienter gestaltet.

Somit lassen sich wertvolle Personalressourcen einsparen und der Arbeitsaufwand verringern. Da die Informationen stets in Echtzeit geteilt werden, besteht keine Gefahr, dass Mitarbeitende veraltete Daten erhalten. 

Wichtig ist zudem, dass das Intranet intuitiv bedient werden kann. Insbesondere ältere Betriebszugehörige profitieren von der einfachen Handhabung und dem strukturierten Design. Aber auch neue Mitarbeitende finden sich auf diese Weise innerhalb kurzer Zeit zurecht und können bereits während des Onboarding-Prozesses eigenständig Daten ausmachen. Schulungen und ein spezielles Know-how sind in der Regel nicht notwendig. 

Damit das Intranet individuellen Anforderungen gerecht wird, kann es sich lohnen, auf eine speziell für das Unternehmen entwickelte Software zurückzugreifen. Webagenturen realisieren die individuelle Softwareentwicklung und unterstützen Unternehmer dabei, innerhalb kurzer Zeit ein funktionierendes und effektives Informationstool zu etablieren. 

Internet, Intranet und Extranet – worin liegt der Unterschied?

Das Internet steht jedem zur Verfügung, der über eine Internetverbindung verfügt. Dabei handelt es sich um eine umfangreiche Wissensdatenbank und ein aktives Kommunikationsnetzwerk. 

Das Intranet stellt ebenfalls Informationen bereit und bietet die Möglichkeit zum ortsunabhängigen sozialen Austausch. Allerdings können ausschließlich Personen mit einer Zugangsberechtigung auf die Intranet-Software zugreifen. Das bedeutet, dass das Intranet nur bestimmten Personengruppen bereitsteht und mit einem Passwort vor einem unbefugten Zugriff Dritter geschützt wird. 

Das Extranet wiederum umfasst einen spezifischen Bereich des Intranets, der Externen mit einer Zugangsberechtigung offensteht. Dabei handelt es sich um eine öffentliche Erweiterung des Intranets. Hier können zum Beispiel Geschäftspartner oder Kunden auf freigegebene Informationen zugreifen. 

Wie haben sich Intranets im Laufe der Zeit entwickelt?

In den 1990er-Jahren diente das Intranet Führungspersonen und Managern dazu, digitale Informationen zu verbreiten und Mitarbeitende über das Unternehmen zu informieren. Das System umfasste keine interaktiven Elemente. So konnten die Mitarbeiter die Daten lediglich konsumieren. 

Die Wandlung zum Mitarbeiterportal erfolgte in den 2000er-Jahren. So wurde das komplexe Netzwerk als Personalsystem verwendet und diente dazu, geprüftes Wissen bereitzustellen. Im Jahr 2010 entstand das Social-Intranet, das den Fokus auf die soziale Kommunikation legt und eine digitale Zusammenarbeit und eine Feedback-Kultur ermöglicht. 

Was ist ein Intranet heute und wie sehen aktuelle Trends aus?

In der Regel setzen Unternehmen heute auf Social-Intranets. Doch Vorsicht: Aktuell kündigt sich ein Paradigmenwechsel an. Denn für die digitale Zusammenarbeit nutzen Firmen vermehrt Softwares außerhalb des Intranets. 

Im Gegensatz zum Social-Intranetportal basieren moderne Intranets auf dem Gedanken, die Kommunikation und Interaktion zu erleichtern, Wissen zugänglich zu machen und Services zu ermöglichen. Mitarbeitende können das Design individuell anpassen.

Die Zusammenarbeit steht hier nicht im Fokus und wird stattdessen zum Beispiel auf das Microsoft-365-Paket verlagert. Hier agieren Mitarbeitende miteinander, legen Dokumente ab und stellen Daten zur Diskussion. 

Moderne Intranets revolutionieren die Nutzererfahrung

Heute gilt: Interaktionen finden außerhalb des Intranets statt. Die modernen Softwares fußen demnach auf einer veränderten Zielsetzung und lassen andere Rahmenbedingungen zu. 

Dabei kündigt sich seit einigen Jahren der Trend an, das Intranet zu vereinfachen. Komplexe Systeme und hohe Sicherheitsanforderungen wie in den 1990er- und 2000er-Jahren entfallen. Stattdessen bündelt das Intranet relevante Informationen und ermöglicht die Interaktion über das Netzwerk hinaus.  

Wer sich beispielsweise über die Software über einen Mitarbeitenden informiert und die Kontaktdaten ermittelt, nutzt im zweiten Schritt Slack, um die Person zu kontaktieren oder weitere Funktionen zu verwenden. Das Intranet fungiert demnach als Eingangstür zum digitalen Arbeitsplatz und verliert in Zeiten des New Works keinesfalls an Bedeutung. 

FAQ – Intranet für Unternehmen 

Was versteht man unter dem Intranet?

Das Intranet umfasst eine Software zur Bündelung der internen Daten. Diese können bei Bedarf abteilungsübergreifend bereitgestellt werden. Die soziale Kommunikation verlagert sich auf externe Tools. 

Was ist der Unterschied zwischen Intranet und Internet?

Bei dem Intranet handelt es sich um eine unternehmensinterne Software. Das Internet fußt auf der gleichen Technologie – jedoch steht es jedem zur Verfügung. 

Was kann ein Intranet?

Ein Intranet bietet die Chance, Daten zentral zu verwalten, zu bearbeiten, zu archivieren und zu teilen. Zudem umfasst das Intranet zum Beispiel eine Mitarbeiterdatenbank. 

Was ist ein Intranet und was ist ein Extranet?

Das Intranet kann von zugangsberechtigten Personen innerhalb eines Unternehmens aufgesucht werden. Bei dem Extranet handelt es sich um einen Bereich des Intranets, der für Externe wie Kunden oder Geschäftspartner freigegeben wird. 

Fazit – das moderne Intranet als Eingangstor zur digitalen Kommunikation 

Im Zuge der Digitalisierung gewannen New-Work-Konzepte an Bedeutung. Mitarbeitende eines Unternehmens vernetzen sich und kommunizieren über das Internet. Das Intranet stellt alle relevanten Informationen bereit. So lassen sich Angebote und Vertragsdaten einsehen oder Kollegen über die Datenbank ermitteln. 

Über weitere Kommunikationstools wie Teams aus dem Microsoft-365-Paket interagieren die Nutzer anschließend miteinander. Häufig lohnt es sich, eine maßgeschneiderte Softwarelösung einer Webagentur zu verwenden, die den individuellen Anforderungen gerecht wird.