Workspace - Intexsoft De

Workspace

Ein internes Produkt für die Buchung von Arbeitsplätzen, Besprechungsräumen und Konferenzsälen.
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Herausforderung

Seit 2019 begann IntexSoft aktiv zu wachsen. Die Anzahl der Mitarbeiter und der neuen Büros nahm kontinuierlich zu, wodurch sich die Buchung von Arbeitsplätzen und Konferenzsälen zu einer Herausforderung entwickelte.

 

Wir benötigten ein System, das die Buchung von Konferenzräumen, Besprechungszimmern und Arbeitsplätzen erleichtern würde. Die Etablierung einer entsprechenden Software sollte uns dabei helfen, Zeit zu sparen und Verhandlungen und Besprechungen unter Berücksichtigung freier Zeitfenster planen zu können.

Technologien

Team-Zusammensetzung

  • UX/UI-Designer

  • Projektleiter

  • Business-Analyst

  • Backend-Entwickler

  • 3 Frontend-Entwickler

  • QA-Ingenieur

6

Monate Projektlaufzeit

8

IT-Experten

5

Karten verfügbar

Lösung

Aus Gründen der Benutzerfreundlichkeit und Zugänglichkeit entschieden wir uns für die Entwicklung einer PWA (Progressive Web App). Die Anwendung kann auf jeden Computer oder jedes Smartphone hochgeladen werden. Das Betriebssystem spielt eine untergeordnete Rolle, da die Anwendung über einen Webbrowser ausgeführt wird.

 

Kartierung & Buchung

 

Die erste Aufgabe war die Kartierung aller IntexSoft-Büros. Hierbei war es wichtig, alle Arbeitsplätze und Räume – einschließlich Konferenz- und Besprechungsräumen – zu berücksichtigen. Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, besuchte unser Designer alle Büros und studierte die Baupläne akribisch.

 

Im nächsten Schritt haben wir im System die Option implementiert, das Datum und die Uhrzeit der Buchung eines Arbeitsplatzes/Konferenzraums/Besprechungsraums auszuwählen. Für Konferenz- und Besprechungsräume haben die Entwickler Kommentare hinzugefügt – für den Fall, dass für eine bestimmte Veranstaltung zusätzliche Geräte installiert oder Speisen und Getränke bestellt werden müssen. Wenn ein Benutzer einen Kommentar hinterlässt, wird dieser an das Backend weitergeleitet, wo eine Anfrage erstellt und mit allen erforderlichen Informationen an den Jira Service Desk gesendet wird.

 

Auf der Karte können die Nutzer die Standorte der Klimaanlagen nachvollziehen. Dementsprechend ist es möglich, abhängig von den persönlichen Vorlieben einen Platz in der Nähe der Klimaanlage oder weiter davon entfernt zu buchen.

 

Wir haben auch eine Registerkarte für die Buchungsübersicht in der Seitenleiste hinzugefügt. Dort können die Nutzer sehen, wann und zu welcher Uhrzeit ein bestimmtes Zimmer von einem Nutzer gebucht wurde.

 

In der oberen Leiste kann der Benutzer zwischen den Etagen innerhalb eines bestimmten Büros oder zwischen den Büros wechseln.

 

Neben der Sitzordnung für die Mitarbeiter ermöglicht die Anwendung auch die Reservierung von Tischen für Prüfgeräte. So kann ein Teamleiter einen bestimmten Platz als reserviert kennzeichnen, z. B. für ein Test-MacBook. Darüber hinaus kann der Teamleiter den Platz z. B. für Praktikanten sperren, die noch nicht im System sind, aber bereits einen Arbeitsplatz benötigen.

 

Zugang & Berechtigungen

Das System hat drei Zugriffsebenen:

 

  • Superadmin – für Entwickler, Systemadministratoren und DevOps Engineers – ermöglicht das Hinzufügen, Entfernen und Bearbeiten von gebuchten/leeren Arbeitsplätzen.
  • Admin – für Teamleiter – ermöglicht das Hinzufügen und Entfernen von Mitarbeitern an Arbeitsplätzen, das Anfordern von Ausrüstung und das Sperren von Arbeitsplätzen.
  • Mitarbeiter – ermöglicht die Ansicht von Karten, die Suche nach Arbeitsplätzen anderer Mitarbeiter, das Buchen von Besprechungsräumen und das Stellen von Anfragen für einen Arbeitsplatz. Ein Mitarbeiter stellt einen Antrag auf Reservierung eines bestimmten Ortes, und ein Teamleiter muss diesen Antrag genehmigen oder ablehnen.

 

Der Büroplan verfügt über einen Avatar-Modus, in dem Fotos von Mitarbeitern an ihren Arbeitsplätzen angezeigt werden. Dies hilft oft, einen Mitarbeiter schneller zu finden.

 

Es gibt 5 Arten von Plätzen, und jeder von ihnen hat seine eigene Bezeichnung:

 

  • grünes Quadrat – der Arbeitsplatz ist nicht besetzt
  • blau – vorübergehend besetzt
  • grau – ständig besetzt
  • grau mit Laptop-Symbol – reserviert für Hardware
  • grau mit diagonalen Streifen – gesperrt

 

Weitere Funktionen

 

Auf der Karte jedes Büros befindet sich eine Übersicht. Sie zeigt die Gesamtzahl der Arbeitsplätze, die Anzahl der belegten/freien Plätze, die Anzahl der verfügbaren und belegten Besprechungs- und Konferenzräume, die Kontakte des Büroleiters und die Abteilungen, die sich im Büro befinden, an. Wenn der Benutzer die Abteilung in der Übersicht auswählt, wird sie auch auf der Karte hervorgehoben.

 

Im oberen Bereich befindet sich auch eine Schaltfläche “Support”, über die Fehler gemeldet, Kommentare hinterlassen und Ideen für neue Funktionen vorgeschlagen werden können. Alle Kommentare werden an eine separate E-Mail-Adresse weitergeleitet.

 

 

Methodik und Ergebnis

Während des Entwicklungsprozesses folgte das Team der agilen (Scrum) Methodik mit zweiwöchigen Sprints. Jeden Tag organisierte der Projektleiter Videoanrufe mit dem Team, in denen der Arbeitsfortschritt, aktuelle Probleme und der Implementierungsplan für die nächste Zukunft besprochen wurden.

 

Die Arbeit am Projekt geht weiter: Wir planen die Entwicklung eines Kartenkonstrukteurs, mit dem Benutzer mit Admin-Zugang Bürokarten unter Verwendung der bereits entwickelten Elemente erstellen können. Derzeit wird jede Änderung nur mit der Hilfe des Entwicklungsteams umgesetzt.

 

Wir werden einen Kartensuchfilter hinzufügen, bei dem ein Benutzer das Datum, die Uhrzeit und die Art des Ortes (Arbeitsplatz/Besprechungsraum/Konferenzraum/alles) angeben kann und eine vollständige Übersicht der verfügbaren Orte entsprechend den angegebenen Parametern erhält.

 

Für jeden Konferenzraum fügen wir ein Feld mit einer bestimmten Anzahl von Plätzen und Tischen sowie der Gesamtkapazität des Raums hinzu.

Wesentliche Merkmale

  • Kartierung

    Das System enthält Karten von fünf Büros (mit Suchfiltern), ermöglicht einen Überblick über belegte/leere Arbeitsplätze und die Suche nach Mitarbeitern/Abteilungen

  • Raumverwaltung

    Bearbeitung von belegten Plätzen, Hinzufügen von Mitarbeitern zu einem neuen Arbeitsplatz, Buchung von leeren Arbeitsplätzen/Besprechungszimmern/Konferenzräumen

  • Sonstiges

    Detaillierte Informationen über Konferenzräume, unter Berücksichtigung von Klimaanlage und Hardware, drei Zugangsebenen

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