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Intranet-Software – das sollte man wissen
Eine neue Unternehmenskultur etablieren: Um die Team-Arbeit zu erleichtern und interne Prozesse effizienter zu gestalten, setzen Unternehmen auf die Implementierung einer Social-Intranet-Software. Moderne Lösungen ermöglichen die soziale Kollaboration – und das unabhängig von Rang und Status.
Die große Auswahl an Softwares bekannter Technologieunternehmen kann Unternehmer jedoch vor Herausforderungen stellen. So unterscheiden sich die Lösungen hinsichtlich des Designs, der Funktionen und des Serviceangebots.
Da die Software mehrere Jahre lang dazu beitragen soll, den sich wandelnden Kommunikationswegen und -bedürfnissen gerecht zu werden, kann sich der Einsatz einer maßgeschneiderten Softwarelösung lohnen.
Doch was kennzeichnet das Intranet konkret, was verbirgt sich hinter der Bezeichnung “Intranet 2.0” und welche Software ist zu empfehlen?
Das Intranet bezeichnet ein firmeninternes Computernetzwerk, das der digitalen Organisation und Kommunikation dient. Wie das Internet basiert das Intranet auf der Netzwerktechnologie TCP/IP.
Allerdings beschränkt das jeweilige Unternehmen die Nutzungsrechte und gewährt in erster Linie ausschließlich Mitarbeitenden Zugriff auf die grafische Benutzeroberfläche des Intranets. Zudem können die Zugriffsrechte auf Dokumente beschränkt oder gewährt werden. Dies ist sogar auf Dokumentenebene realisierbar.
Im Intranet teilen Sie Informationen, archivieren Daten an einem zentralen Ort und können Informationen einsehen, bearbeiten oder löschen.
Das Ziel: Durch das Intranet greifen alle Mitarbeiter in Echtzeit auf die Inhalte zu, sodass der Informationsfluss beschleunigt wird und interne Standards unternehmensübergreifend Gültigkeit erlangen. In der Folge können die unternehmensinternen Abläufe effizienter gestaltet werden. Die Voraussetzung bilden ein leistungsstarker Server, ausreichend Personalressourcen und ein Security-Konzept, das Fremdzugriffe verhindert.
In den Anfangszeiten des Intranets diente die Software als lohnenswerte Plattform, um Informationen in der Führungsebene zu teilen. Heute handelt es sich um soziale Modelle, die als Social-Intranet bezeichnet werden.
Neben der Verbreitung von Informationen bieten die Systeme die Möglichkeit, miteinander in Kontakt zu treten, Gruppen zu bilden und Diskussionen anzuregen. Auf diese Weise erzeugt die Software ein Zugehörigkeitsgefühl und dient dem Internal-Branding. Je idealer das Internal-Branding umgesetzt wird, desto gezielter können Mitarbeiter als Markenbotschafter agieren.
Gleichzeitig kann das Intranet die Produktivität der einzelnen Mitarbeiter steigern. Führungskräfte erhalten die Chance, Neuigkeiten innerhalb kurzer Zeit und an einem zentralen Ort für alle Beteiligten bereitzustellen.
Das Intranet steht Ihnen in der Regel als Software-as-a-Service-Lösung (SaaS-Lösung) zur Verfügung. Alternativ besteht die Möglichkeit, eine eigene Server-Struktur zu nutzen.
Der Nachteil: Eine eigene Server-Struktur ist mit einem hohen Aufwand verbunden. Gleichzeitig sollten die zuständigen Mitarbeiter über das notwendige Know-how verfügen, um im Ernstfall die richtigen Maßnahmen ergreifen zu können.
Bei einer SaaS-Lösung realisiert der Software-Anbieter alle notwendigen Aufgaben wie die Wartung und die Datensicherung. Von Bedeutung ist, dass die Software DSGVO-konform ausfällt.
Bei dem Intranet handelt es sich um ein geschlossenes System zur internen Kommunikation. Das Extranet gewährt Außenstehenden wie Lieferanten, Geschäftspartnern oder Kunden Zugang zu freigegebenen Teilen Ihres Intranets.
Das private Netzwerk ermöglicht es Außenstehenden, sich anhand eines Passwortes in einen spezifischen Bereich des Intranets einzuloggen. Welchen Teil des Intranets Sie für Externe freigeben, liegt in Ihrem Ermessen.
Wir schreiben das Jahr 1994. Das Intranet erblickt unter der Bezeichnung “Knowledge Management System” das Licht der Welt.
Die Funktion: Inhalte sollten intern schneller für alle Mitarbeiter bereitgestellt werden können. Unternehmen erhielten die Chance, ein sicheres Netzwerk für Führungskräfte und Personaler zu etablieren und die Unternehmensprozesse effizienter zu gestalten.
Sechs Jahre später hatte sich das Intranet bereits zu einem sozialen Netzwerk und Content-Management-Tool weiterentwickelt. Hier wurden Neuigkeiten über Blog-Beiträge verbreitet, Informationen über das Info-Center weitergeleitet und Fragen von Mitarbeitern zu diversen Thematiken beantwortet.
Ab 2010 umfasste das Intranet Apps und Kommunikationstools wie Slack. Einzelne Unternehmensabteilungen erhielten so die Möglichkeit, sich untereinander auszutauschen und abseits des E-Mail-Verkehrs zu kommunizieren. Im Vergleich zum Intranet 1.0 basierte das Intranet ab 2010 auf dem Bottom-Up-Ansatz.
Jeder Mitarbeiter erhielt die Chance, sich einzubringen. Die reine Informationsweitergabe von der Chefetage bis zum ausführenden Mitarbeitenden (Top-Down-Ansatz) gehörte von nun an endgültig der Vergangenheit an.
Heute bietet das Intranet 2.0 zahlreiche Möglichkeiten, miteinander zu interagieren, Dokumente zu teilen, Kommentare zu verfassen, Beiträge zu bewerten, Umfragen durchzuführen und Mitarbeiter in einem Verzeichnis zu präsentieren. Moderne Social-Intranet-Softwares basieren auf den neuen Technologien und vernetzen das gesamte Unternehmen standortunabhängig.
Grundsätzlich verfügen die Softwares über zahlreiche Features, die sich von Anbieter zu Anbieter unterscheiden können. Welche Lösung Vorteile bereithält, sollte im Einzelfall überprüft werden.
In der Regel weisen die Softwares folgende Funktionen auf:
Da jedes Unternehmen einzigartige Bedürfnisse aufweist, kann es sich lohnen, eine maßgeschneiderte Intranet-Software zu verwenden. Die individuelle Softwareentwicklung gewährleistet, dass die Lösung den Arbeitsalltag langfristig erleichtert – kostspielige Zusatzkäufe werden vermieden.
Während der Coronapandemie verlagerten die deutschen Unternehmen das Daily-Business ins Homeoffice. Via Smartphones griffen die Mitarbeitenden über die Mobile-App auf das Intranet zu. Seit dem offiziellen Ende der Coronakrise verweilen zahlreiche Angestellte im Homeoffice und verwenden die Software weiterhin über private Endgeräte wie Smartphones oder Tablets.
Die Herausforderung: Die Sicherheitsstandards müssen hoch ausfallen, um einen Datendiebstahl auszuschließen. Darüber hinaus gilt es, die Erreichbarkeit der Mitarbeitenden mithilfe einer passenden Software zu optimieren. Informationen müssen in Echtzeit übermittelt werden.
Die großen Intranet-Softwares umfassen ausnahmslos Apps, die täglich genutzt werden können. Die App fungiert demnach nicht als zusätzlicher Kanal, sondern als primärer Kommunikationsweg.
Interne Kollaborationen mit Mehrwert: Das Social-Intranet kann abteilungsübergreifend eingesetzt werden. Der Vorteil: Mit einer einzigen Software vernetzen Sie alle Teams und ermöglichen Mitarbeitenden Interaktionen, die von der Kommunikation profitieren, sich im Büro jedoch selten begegnen.
Des Weiteren können die Softwarelösungen Anwendung finden, um Mitarbeiter innerhalb eines Teams zur Kollaboration anzuregen, das Projektmanagement zu verbessern und die Unternehmenskultur zu optimieren. Hier gilt: je größer ein Unternehmen und Team, desto vorteilhafter die Etablierung des Intranets.
Eine Social-Intranet-Software eignet sich für Unternehmen einer jeden Größe und Branche. Um die Lösung mit den passenden Features auszuwählen, sollten Sie im ersten Schritt den Nutzungszweck und die Ziele definieren.
Im zweiten Schritt vergleichen Sie mehrere Softwares miteinander. Doch welche Intranet-Lösungen sind zu empfehlen?
Mithilfe der bekannten Webanwendung “SharePoint” von Microsoft teilen Sie Dateien, Neuigkeiten und Wissen. Dabei kann die Anwendung individuell angepasst und um Bibliotheken, Listen und digitale Features erweitert werden.
Zudem kann die Lösung des US-amerikanischen Technologieunternehmens als App verwendet werden. Eine intelligente Suchfunktion erleichtert den Arbeitsalltag. Auch eine Erweiterung um Kommunikationstools ist möglich. So kann die Lösung mit dem Kommunikationstool Yammer kombiniert werden.
Nutzen Sie bereits Office 365? Dann steht Ihnen eine kostenlose Variante des SharePoints zur Verfügung.
Ebenso verhält es sich mit der Nutzung eines 365-Enterprise-Plans oder des 365-Small-Business-Plans. Der Online-Plan 1 geht mit Kosten ab 4,20 Euro pro Monat und User einher. Der Online-Plan 2 verursacht Kosten ab 8,40 Euro pro Monat und Nutzer.
Die Deutsche Bahn nutzt die Hamburger Intranet-Software Haiilo. Auch Vorwerk setzt auf den Marktführer. Während sich die Lösung im Jahr 2010 noch durch eine mittelmäßige User-Experience auszeichnete, gehört Haiilo heute zu den Top-Anbietern.
300 Haiilo-Mitarbeiter gewährleisten einen reibungslosen Ablauf und stehen Ihnen bei Fragen oder Problemen zur Seite. Haiilo verfügt über ein modernes Design und eine intuitive Bedienbarkeit.
Der Anbieter bezeichnet die Lösung als “360-Grad-Employee-Communications-Platform”. Zur Auswahl stehen drei Haiilo-Varianten: Engage, Experience und Custom. Allein das Custom-Paket umfasst eine maßgeschneiderte Lösung, die speziell auf Ihr Unternehmen zugeschnitten wird. Engage und Experience greifen auf SaaS in der Cloud zu. Custom dagegen wird über eigene Unternehmensserver betrieben.
Alle drei Varianten bieten die Möglichkeit, jederzeit von unterwegs oder zu Hause aus über die Social-Employee-App auf die Anwendung zuzugreifen. Dafür nutzen die Anwender ihre privaten Smartphones.
Die Enterprise-Plattform HUMANSTARSapp ermöglicht die interne Kommunikation. Ganz gleich, ob sich die Mitarbeitenden im Büro, Außendienst, Homeoffice, im Einzelhandel oder im Lager befinden: Über die App vernetzt sich die gesamte Belegschaft und teilt Informationen in Echtzeit.
HUMANSTARSapp steht bereits seit über 20 Jahren zur Verfügung und kann beliebig um weitere Systeme und Tools erweitert werden. Kleine Teams können von der Free-Version und dem Team-Paket profitieren.
Mittelständische Unternehmen und Großunternehmen setzen dagegen auf das Exklusive- oder Premium-Paket. Auf der Website des Anbieters bietet sich Ihnen die Chance, die individuellen Kosten über den Kostenkonfigurator zu ermitteln.
Die deutsche Intranet-Software Überblick wurde ursprünglich für die Hotellerie entworfen. Heute verzeichnet das Unternehmen jedoch Kunden aus verschiedenen Branchen. Die Software kann als Webversion oder App genutzt werden.
Über den Wissensbereich informieren sich die Mitarbeiter bei Bedarf. Ein besonderes Augenmerk liegt auf der Interaktion der Angestellten in Live-Chats. Push-Benachrichtigungen gewährleisten, dass Ihnen keine wichtige Information entgeht. Unter der Rubrik “Aufgabenmanagement” erhalten alle Beteiligten Einsicht in ausstehende Aufgaben und deren Status.
Eine Autoübersetzung ermöglicht den Austausch zwischen Kollegen selbst dann, wenn Sprachbarrieren die Kommunikation erschweren. Dazu wählen Sie die Muttersprache aus und übersetzen Inhalte innerhalb weniger Sekunden.
Auf Anfrage stellt Überblick eine Demo-Version bereit. So können Sie die Lösung vor dem Erwerb ausgiebig testen.
7 Millionen – so hoch fällt die Nutzerzahl der Social-Collaboration-Intranet-Software Workplace aus. Die SaaS-Lösung Workplace von Facebook ermöglicht es Ihnen, zu chatten, Live-Videos zu realisieren und in Gruppen zu kommunizieren.
Des Weiteren besteht die Möglichkeit, Kommentare zu verfassen, Posts zu veröffentlichen, Umfragen zu erstellen und die Umfrageergebnisse zu messen und zu analysieren. Zudem kann Workplace mit dem Microsoft-Produktpaket Office 365 verbunden werden.
Das günstigste Paket ist bereits ab einem monatlichen Beitrag von 4 US-Dollar pro User erhältlich. Für Add-ons wie Admin-Berechtigungen verlangt der Anbieter zusätzliche Gebühren.
Aldi Süd, DHL und Viessmann nutzten die Chemnitzer Software Staffbase. Bei der Social-Intranet-Software Staffbase liegt der Fokus auf der Analysefunktion.
So können Sie das Engagement Ihrer Mitarbeiter messen und auswerten. Auf dieser Basis können Führungspersonen Maßnahmen ausarbeiten, um die interne Kommunikation langfristig zu verbessern und stille Mitarbeiter zu aktivieren.
Seit dem Zusammenschluss von Staffbase und Bananatag optimierte der Anbieter die E-Mail-Features. Außerdem kann die App das Software-Design unverfälscht wiedergeben. Insbesondere ältere Mitarbeiter profitieren von dem gewohnten Design und finden sich schneller zurecht.
Maximale Flexibilität im Arbeitsalltag: Bei Just Social handelt es sich ebenfalls um eine Employee-Engagement-App für Unternehmen einer jeden Größe und Branche. Sie vereinfacht die Zusammenarbeit und gewährleistet eine gewinnbringende Kommunikation zwischen einzelnen Mitarbeitern sowie Teams, um die betriebliche Effizienz zu verbessern.
In erster Linie nutzen Sie Just Social über den Internetbrowser. Unterwegs oder von zu Hause aus greifen Verwender über die App auf das Intranet zu.
Der Clou: Mit wenigen Klicks passen Sie das Design der Plattform an. Das Unternehmenslogo und die Farbgestaltung im Sinne der Corporate Identity erleichtert den Beteiligten die Identifikation mit der neuen Software.
Die intuitiv zu bedienende Plattform hält die Rubriken “News”, “Connect”, “Wiki”, “Drive”, “People”, “Meet”, “Support” und “Website” bereit. Die Lösung kann auf der Just-Social-Website unter der Kategorie “Showroom” getestet werden. Unter dem Menüpunkt “Support” stehen jedem Mitarbeitenden Erste-Hilfe-Anleitungen zur Verfügung.
Über 100.000 Anwender aus hunderten Branchen nutzen laut Angaben des Unternehmens Just Social. Das Produkt wurde bereits mit dem Deutschen Preis für Online-Kommunikation (DPOK) und dem Award für interne Kommunikation (INKOMETA) ausgezeichnet.
Zur Verfügung stehen die folgenden Funktionen:
Obendrein bietet Just Social zwei App-Varianten an: Die Mitarbeiter-App ermöglicht es allen Mitarbeitenden, mobil auf die Software zuzugreifen. Mithilfe der Intranet + Mitarbeiter-App dagegen erhalten Sie Zugriff auf Funktionen, welche die Zusammenarbeit erleichtern.
Der Grundpreis für ein Jahresabonnement der Intranet + Mitarbeiter-App beträgt 100 Euro. Die Voraussetzung: Die App muss für mindestens 25 Nutzer freigeschaltet werden. Pro Monat und Verwender fallen zusätzlich Kosten ab 2 Euro an.
Bei der Wahl der passenden Intranet-Software berücksichtigen Sie zum einen, welche Funktionen die Lösung bietet. Weiterhin sollte abgewogen werden, welche Serviceleistungen der favorisierte Anbieter bereitstellt.
Erhalten Sie seitens des Supports kaum Unterstützung oder steht dieser an Werktagen nur eingeschränkt zur Verfügung, kann sich die Implementierung der Software langfristig als Fehlentscheidung erweisen.
Die Funktionen umfassen zum einen die Plattform und zum anderen die Aufgabenbereiche, die das Intranet abdeckt. Die Plattform sollte durch eine intuitive Bedienbarkeit und hohe Benutzerfreundlichkeit durch eine einfache und selbsterklärende Navigation überzeugen.
Gleichzeitig sollten Analysemöglichkeiten bestehen und hohe Sicherheitsstandards gewährleistet werden. Durch die Analytics erhalten Sie einen Überblick über die Effektivität des Systems. So lassen sich Rückschlüsse bilden, wie erfolgreich die Kommunikation erfolgt.
Überdies sollte die Software einen hohen praktischen Nutzen aufweisen. So sollte die Lösung Sie dabei unterstützen, Informationen effektiv zu verbreiten und jeden Mitarbeitenden an den Prozessen zu beteiligen.
Im Vorfeld wägen Sie zudem ab, ob der Anbieter eine Einführungsstrategie bereithält. So sollte die Migration der Inhalte zum Beispiel strukturiert realisiert werden. Auch die Content-Struktur, das Plattform-Set-up, das App-Set-up und das Partnernetzwerk gelten als bedeutsame Kriterien.
Im laufenden Betrieb sollte die Software außerdem optimal performen und permanent zur Verfügung stehen. Häufige Ausfälle können die Unternehmensprozesse verlangsamen und zu Umsatzeinbußen führen. Ferner gilt es, den Aufwand für Maßnahmen wie Updates abzuwägen.
Welche Intranet-Software sich für ein Unternehmen eignet, muss im Einzelfall entschieden werden.
Bei einem Intranet handelt es sich um eine unternehmensinterne Plattform zur Kommunikation und zum Informationsaustausch.
Die Preise für Intranet-Softwares variieren von Anbieter zu Anbieter.
Intranet-Softwares stehen als Software-as-a-Service-Lösungen zur Verfügung. Darüber hinaus können Unternehmen eigene Server nutzen und eine maßgeschneiderte Software implementieren.
Insbesondere der Mittelstand und große Unternehmen profitieren von der Implementierung einer sicheren Social-Intranet-Software. Aber auch Start-ups und Kleinunternehmen mit mehreren Mitarbeitern im Homeoffice können die Kollaborationen durch den Einsatz der besagten Softwarelösung verbessern.
Da sich die Kommunikationsanforderungen stetig wandeln, sollte die Entscheidung für eine Intranet-Software nicht leichtfertig getroffen werden. In vielen Fällen kann es sich als lohnenswert erweisen, auf die SaaS-Lösungen zu verzichten und stattdessen auf eine individuelle Lösung einer Webagentur zu setzen.
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