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Unternehmenssoftware – Welche Systeme benötigt ein Unternehmen?
Den Unternehmensalltag erleichtern: Bereits Start-ups denken nach der Gründung über eine geeignete Business-Software nach. Schließlich vereinfacht die Verwendung eines professionellen Programms den Alltag. Wächst das Unternehmen, steigen jedoch auch die Ansprüche an das verwendete Tool.
Je nach Entwicklungsstand und Branche fragen sich viele Unternehmen spätestens an dieser Stelle, welche Software-Lösungen individuelle Problematiken zuverlässig lösen und welche Tools kombiniert werden können.
Doch was versteht man unter einer Unternehmenssoftware und welche Software-Lösungen sind sinnvoll? Welche Programme eignen sich für kleine Betriebe und wie wählen Sie die geeignete Software aus? Dieser Artikel liefert Antworten!
Eine Business-Software, auch Unternehmenssoftware genannt, umfasst eine professionelle Software-Lösung zur Unterstützung der Unternehmensprozesse. Gleichzeitig zielt der Einsatz der Lösung darauf ab, die übergeordneten Unternehmensziele zu erreichen und die Wettbewerbsfähigkeit zu erhalten.
Die Komplett- oder Individuallösungen können in Unternehmen jeder Größenordnung und entlang der gesamten Wertschöpfungskette eingesetzt werden. Eine Webagentur unterstützt Sie dabei, die passende Software auszuwählen oder eine Individuallösung zu entwickeln.
Nicht jedes Unternehmen profitiert von ein und derselben Software. Dabei unterscheidet sich der Bedarf nicht nur hinsichtlich der Unternehmensgröße, sondern auch in Bezug auf die individuellen Gegebenheiten.
Als Faustregel gilt: Eine neue Software sollte immer dann eingesetzt werden, wenn ein Unternehmensbereich Optimierungsbedarf aufweist. Doch welche Software-Lösungen stehen zur Auswahl?
Das Customer-Relationship-Management, kurz CRM, umfasst die Kundenakquise und die Kundenbindung. Durch eine zentrale Datenverwaltung über eine CRM-Software gelingt Unternehmen die gebündelte Verwaltung von Adressdaten, Projekten und Notizen. Das Programm unterstützt außerdem bei der Leadgenerierung, der Umwandlung von Leads in Kunden und der Pflege der Kundenbeziehungen.
Hubspot beispielsweise bietet Salesforce-Funktionen wie E-Mail-Vorlagen, eine Pipeline sowie Bericht- und Analysefunktionen. Die Vorteile: Eine CRM-Software ist einfach zu bedienen und erfordert keine Vorkenntnisse. Zudem werden die Daten lückenlos archiviert und in Echtzeit angepasst, sodass jeder Mitarbeiter Zugriff auf kundenrelevante Informationen erhält.
Die Kommunikation im Team erfolgt einfach und schnell, wenn eine Software für die Unternehmens- und Teamkommunikation Verwendung findet. Das Instant-Messaging entstammt eigentlich dem privaten Bereich, bietet jedoch auch im beruflichen Kontext zahlreiche Vorteile. Denn auf diese Weise können Mitarbeiter schnell kommunizieren und aufeinander reagieren.
Die Integration in die bestehende Infrastruktur ist in der Regel möglich. Slack ist ein bekanntes Programm, um Direktnachrichten zu verschicken und Channels zur Teamkommunikation zu nutzen.
Unternehmensbereiche verknüpfen: Fehler bei der Projektarbeit oder in Bezug auf die Kommunikation mit Kunden können mit einer Projektmanagement-Software (PM-Software) verhindert werden. Das System bietet die Chance der Vernetzung. Auf diese Weise können Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen miteinander agieren, flexibel reagieren und agile Entscheidungen treffen.
Programme wie MONDAY bieten Vorlagen, Automationen sowie Arbeitsbelastungs-Tools und lassen sich mit weiteren Business-Tools wie Zoom verbinden. Trello dagegen bietet Checklisten, Mitgliederlisten und eine Terminplanung.
Weiterhin sind Scrums möglich, um Projekte zeitlich zu definieren. Ein Beispiel ist der Scrum Sprint. Jedes Projekt wird in Sprints unterteilt, die in einem bestimmten Zeitraum absolviert werden sollen. Gängig sind Zeiträume zwischen zwei und vier Wochen.
Mit einem Content-Management-System lassen sich Inhalte planen, erstellen, veröffentlichen und verwalten. Sie stehen als Open-Source-Lösungen oder Enterprise-Lösungen zur Verfügung. Ein bekanntes Content-Management-System ist die kostenlose Plattform WordPress. Das System basiert auf MySQL und PHP.
Neben dem Offline-Marketing können Unternehmen nicht auf das Online-Marketing verzichten. Denn hier bieten sich besonders günstige Chancen, Daten zu erhalten und zu analysieren.
Ein bekanntes Inbound- und SEO-Tool ist beispielsweise MOZ. Das Programm umfasst Möglichkeiten zur Planung, Kontrolle und Analyse von Daten sowie zur Optimierung von Maßnahmen. Features sind Site-Audits, Link-Analysen, die Keyword-Recherche und Keyword-Tracking.
Weiterhin unterstützen Marketing-Automation-Tools die Marketing-Abteilung darin, effizienter zu verfahren und Zeit einzusparen. Die Kommunikation mit Interessenten und Kunden sowie Partnern kann über alle Kanäle – inklusive der Social-Media-Kanäle – erfolgen. Ein Beispiel ist SENDINBLUE.
Das Programm mit Sales- und Marketing-Tools ist einfach zu bedienen, kompatibel mit Shopify, WordPress und Salesforce und bietet die Möglichkeit, A/B-Tests durchzuführen. Auch E-Mail-Marketing-Softwares oder Newsletter-Tools können sich eignen. Auf diese Weise erreichen Unternehmen ihre Bestandskunden zuverlässig.
Um Interessenten und Kunden durch den Sales-Funnel zu geleiten, bieten sich außerdem Softwares wie Mopinion an. Hier erstellen Unternehmen Feedback-Formulare für Websites, verwalten User-Feedbacks in Echtzeit und verbessern auf dieser Basis zum Beispiel ihre Produkte.
Im Personalmanagement werden insbesondere drei Tools verwendet: ein Lohnabrechnungsprogramm, ein Arbeitszeiterfassungs-Tool und eine Reisekostensoftware.
Eine geeignete Software für die Lohnabrechnung überzeugt durch folgende Aspekte:
So werden beispielsweise Meldungen an Träger der Sozialversicherung oder an das Finanzamt automatisiert erstellt.
Ein Arbeitszeiterfassungs-Tool gewährleistet eine lückenlose Dokumentation der Arbeitszeit innerhalb eines Unternehmens. Weiterhin kann die Personaleinsatzplanung inklusive der Urlaubsplanung und die Erstellung der Lohnabrechnungen über das Programm erfolgen. Geschäftsreisen wiederum können über die Reisekostensoftware dokumentiert werden.
Eine HR-Software bietet eine All-in-One-Lösung und umfasst selbst Recruiting-Prozesse. Ist ein Unternehmen an mehreren Standorten vertreten, kann sich zudem der Einsatz einer Videokonferenz-Software lohnen.
Die IT-Infrastruktur verbessern und das IT-System outsourcen: Die Cloud-Computing-Technologie ermöglicht es Unternehmen, ihre IT-Infrastruktur zum Teil oder komplett auszulagern. Weiterhin überzeugen Software-Lösungen auf Cloud-Basis durch eine hohe Flexibilität, Skalierbarkeit und zahlreiche Anwendungsgebiete.
Durch die Nutzung einer Cloud-Software können Unternehmensprozesse deutlich vereinfacht und schnell integriert werden. Auch der Beschaffungsprozess erfolgt schnell und unkompliziert.
Vorteilhaft sind außerdem der cloudbasierte Speicherplatz und die Rechenleistung. Ein bekannter Anbieter ist AMAZON WEB SERVICES, der über 160 verschiedene Cloud-Services bereithält.
Mit einem ERP-System kann das Unternehmen komplett gesteuert werden. Somit nimmt das System Einfluss auf die gesamte Wertschöpfungskette. Auf diese Weise dient die Unternehmenssoftware dazu, interne Prozesse zu optimieren.
Dabei weist ein ERP-System verschiedene Module auf. Beispiele sind die Zeiterfassung, die Buchhaltung, das Projektmanagement und das CRM. Im Vergleich zu anderen Unternehmenssoftware-Lösungen im Business-Bereich erhalten Sie demnach ein Bündel an gängigen Features, die bei anderen Softwares als Einzelfunktion enthalten sind. Besonders beliebt sind ERP-Systeme auf Cloud-Basis.
Die SaaS-Lösungen (Software-as-a-Service-Lösungen) werden als Abonnement angeboten und umfassen diverse Komplexitätsstufen. Deswegen eignen sich diese sowohl für Start-ups und KMUs als auch für große Unternehmen mit multidimensionalen Strukturen.
ERP steht dabei für Enterprise-Resource-Planning (Geschäftsressourcenplanung). Als Ressourcen gelten das Kapital, das Personal, Betriebsmittel, Materialien sowie Information- und Kommunikationstechniken.
Kleine und mittlere Unternehmen nutzen beispielsweise Programme von SAGE wie Sage100cloud Plus oder SageX3. Diese enthalten unter anderem ein Produktionsmanagement-, Finanz- und Supply-Chain-Tool.
Typische Bereiche, in denen die ERP-Software eingesetzt wird, sind zum Beispiel die Personalwirtschaft, die Produktionsplanung und -steuerung, das Controlling und Finanzwesen, das Rechnungswesen, der Verkauf, das Marketing und die Materialwirtschaft. Mit Hilfe der Software können alle Unternehmensbereiche verbunden werden.
Um alle Informationen aus verschiedenen Abteilungen zu bündeln und abrufbar zu machen, erfolgt die horizontale Integration. Bei der vertikalen Integration dagegen werden die Daten über Zugriffsrechte zugänglich gemacht.
Die operativen Systeme bilden das Fundament. Darauf folgen die wertorientierten Systeme und die Analysesysteme. An der Spitze finden sich die Planungs- und Entscheidungssysteme für das Management.
Nicht nur große Konzerne profitieren von Business-Software-Lösungen. Auch Start-ups und KMUs können die Programme nutzen, um interne Prozesse zu optimieren, die Kundenzufriedenheit zu erhöhen und in der Folge Kosten einzusparen und den Umsatz zu steigern.
Dabei stellen kleine Betriebe andere Anforderungen an die Software-Lösungen als große Unternehmen. Empfiehlt ein Unternehmer einem anderen Unternehmer also eine spezielle Unternehmenssoftware, muss sich diese trotz einer positiven Nutzererfahrung nicht zwangsläufig für das andere Unternehmen eignen.
Der Grund: Während der eine Betrieb Probleme mit der Kundenkommunikation zu bewältigen hat, können sich für das andere Unternehmen eine unüberschaubare Buchhaltung, Formfehler bei Rechnungen oder eine unübersichtliche Kundenakquise als nachteilig erweisen.
Folgende Frage sollten sich Start-ups und KMUs stellen: Wo herrscht der größte Engpass im Unternehmen?
Die Auswahl und Beschaffung einer Unternehmenssoftware stellt viele Unternehmen vor Herausforderungen. In diesem Kontext ist es von Bedeutung, eine Bedarfsanalyse zu erstellen.
Stellen Sie sich die Frage, welche Software-Lösung Ihnen den größten Mehrwert bietet, indem diese Ihnen beispielsweise eine Zeitersparnis verschafft. Wo bestehen Probleme in Bezug auf Prozesse oder Organisationsabläufe und welchen Engpass gilt es zu beheben?
Welche Bereiche Ihres Unternehmens werden zukünftig an Bedeutung gewinnen? Welche Funktionen werden benötigt? Wählen Sie zudem ein Tool, das ein gutes Preis-Leistungsverhältnis bietet.
Ein Tipp: Eine Unternehmenssoftware kann in der Regel kostenlos getestet werden. Weiterhin kann sich die Entwicklung einer individuellen Web-Anwendung lohnen.
Als Standardsoftware wird ein vorgefertigtes Softwaresystem betitelt. Die Lösung deckt einen spezifischen Anwendungsbereich ab, schlägt mit geringen Anschaffungs- und Anpassungskosten zu Buche und erfordert keine zusätzliche Programmierung. Zudem bieten viele Anbieter Schulungen für Mitarbeiter an, sodass die Einarbeitungsphase kurz ausfällt.
Bei der Auswahl der Software ist es ratsam, die Unternehmensprozesse zu beleuchten: Welche Strukturen haben sich langfristig etabliert? Welche Optimierungen wurden getroffen und wie erfolgreich ist das Unternehmen mit der bisherigen Vorgehensweise?
Dabei gilt: Häufig festigen sich Prozesse und Strukturen aus gutem Grund. Die Unternehmenssoftware in der Standardversion sollte demnach den derzeitigen Anforderungen entsprechen. Darüber hinaus lohnt sich das Abwägen, inwiefern die Software zukünftig Mehrwert bietet. Auf diese Weise lassen sich Zusatzkosten vermeiden.
Möchte ein Unternehmen an den etablierten Prozessen festhalten und entspricht keine Standardversion den individuellen Bedürfnissen des Betriebes, ist der Einsatz einer Individualsoftware zu empfehlen. Die Individualsoftware bezeichnet eine speziell für ein Unternehmen entwickelte Software-Lösung.
Die Umsetzung wird entweder intern oder durch einen externen Dienstleister wie intexsoft.com realisiert. Die Vorteile: Das System wird eigens an die Anforderungen des Unternehmens angepasst. Zudem kann der Umfang der Leistungen im Einzelfall bestimmt werden, wobei Änderungen oder Anpassungen jederzeit vorgenommen werden können.
Viele Betriebe setzen bei der Auswahl ihrer Unternehmenssoftware auf einen einzigen Hersteller. Denn die Anwendungen sind kompatibel, bieten ähnliche Benutzeroberflächen und gehen zum Teil mit geringeren Kosten einher. Auch eine positive Nutzererfahrung kann dazu führen, dass sich Betriebe beim Erwerb weiterer Software-Lösungen auf den bekannten Software-Produzenten verlassen.
Dies ist jedoch nicht in jedem Fall vorteilhaft. Unter Umständen kann es sich lohnen, Lösungen unterschiedlicher Anbieter nach der “Best of Breed”-Strategie zu verwenden. Ein Unternehmen kombiniert also Programme unterschiedlicher Hersteller miteinander und integriert sie in die bestehende Infrastruktur. Somit besteht die Möglichkeit, die leistungsstärksten Lösungen zu nutzen und unabhängig von den Marktbedingungen zu agieren.
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