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Wettbewerbsvorteil dank Automatisierungssoftware
Fehlerhafte Rechnungen, ein unstrukturiertes Onboarding oder monotone Aufgaben: Werden standardisierte Arbeitsabläufe manuell realisiert, birgt das nicht nur die Gefahr, dass Mitarbeiter den Spaß an ihrer beruflichen Tätigkeit verlieren. Vielmehr kann eine hohe Fehlerquote zu Unstimmigkeiten im Team führen, eine hohe Fluktuation begünstigen und Ihr Unternehmen vor Herausforderungen stellen. Zudem sind administrative Tätigkeiten zum Teil kostenintensiv, da sie ein hohes Arbeitsvolumen auslösen.
Mit einer Automatisierung von Geschäftsprozessen und einer professionellen Automatisierungs-Software lassen sich wiederkehrende Aufgaben automatisiert realisieren. Doch was bedeutet das? Welche Prozesse eignen sich, welche Vorteile sind zu benennen und wie gehen Sie bei der Geschäftsprozess-Automatisierung vor?
Die Automatisierung von Geschäftsprozessen (Business-Process-Automation, kurz BPA) führt dazu, dass einzelne Prozesse selbstständig realisiert werden. Mitarbeiter können sich auf diese Weise anderen Tätigkeiten widmen und verlieren keine Zeit mit monotonen, wiederkehrenden Aufgaben. Dabei kann sowohl die Ausführung und Steuerung als auch die Kontrolle automatisiert durch moderne Technologien, beispielsweise eine Software, erfolgen.
Prozesse und Services, die zuvor manuell umgesetzt wurden, werden automatisch durch Workflows realisiert. Die Basis für jede Geschäftsprozess-Automatisierung bildet die Nutzwertanalyse.
Unterschieden werden drei Formen der Automatisierung:
Standardisierte Prozesse optimieren: Die Prozessautomatisierung greift vor allem bei Prozessen, die geprägt sind von manuellen, stetig wiederkehrenden Arbeitsabläufen mit einem hohen Volumen.
Diese können unter Umständen mit zahlreichen negativen Folgen einhergehen. So kann die Mitarbeiterproduktivität und -motivation sinken. Gleichzeitig entstehen hohe Produktionskosten und der zeitliche Aufwand fällt hoch aus.
Als erstes Automatisierungsprojekt eignen sich insbesondere Unterstützungsprozesse, denn diese wirken sich nicht auf die Kunden des Unternehmens aus. Beispiele sind die Buchhaltung und das Recruiting.
Kernprozesse, die in Zusammenhang mit Kundenaufträgen stehen, sollten dagegen erst automatisiert werden, wenn der Betrieb bereits erste Automatisierungserfahrungen gesammelt hat – oder einen Experten beauftragt.
Geschäftsprozesse wie das Arbeitszeitenmanagement inklusive der Personaleinsatzplanung werden in Deutschland häufig über Excel-Tabellen realisiert. Diese bergen nicht nur ein hohes Fehlerpotenzial, sondern gehen mit einem hohen Zeitaufwand einher.
Experten raten deswegen dazu, Prozesse in der HR-Abteilung zu automatisieren. Weiterhin erleichtert eine Planer-Software den Ablauf der Personalplanung. Auf diese Weise werden die Mitarbeiter einbezogen und können beispielsweise Urlaubsanträge über eine App einreichen.
Jederzeit erhält jeder Mitarbeiter Einblick in den Personaleinsatzplan und Fehltage. Spezielle Suchanfragen können über einen Filter realisiert werden. Außerdem ist es möglich, spontan auf Arbeitsausfälle zu reagieren, ohne dass der Betriebsablauf gestört wird.
Auch der Onboarding-Prozess kann automatisiert werden. Der Employee-Self-Service macht es möglich, dass neue Mitarbeiter ihre Daten selbstständig im System hinterlegen, Checklisten erhalten oder mit internen Informationen versorgt werden. Zudem lassen sich die Zuständigkeiten innerhalb des Prozesses festlegen.
Weiterhin kann die Lohnbuchhaltung von einer Automatisierung profitieren. Denn Mitarbeiter können online auf Gehaltsdaten zugreifen und erhalten ihren monatlichen Lohn pünktlich.
In der Finanz- und Buchhaltung überwiegen sich wiederholende Prozesse. Diese können durch Roboter (KI) ausgeführt werden. Der Vorteil: Roboter begehen keine Fehler und erweisen sich als effizient.
Beispiele sind folgende Aufgaben:
Die manuelle Verwaltung kostet auch im Bereich IT Zeit und Geld. Mit Hilfe der IT-Prozessautomatisierung (ITPA) können die Bereiche IT-Administration, IT-Services und IT-Support in automatisierten Workflows erfolgen.
Mit einem geeigneten System verbinden Sie Plattformen, Systeme und Anwendungen miteinander. So kann beispielsweise das Ticket-System automatisiert werden. Sich wiederholende Aufgaben können dabei durch die Robotic-Process-Automation (RPA) umgesetzt werden.
Wichtige Faktoren sind außerdem die Implementierung von neuen Systemen und Konfigurationen. Weiterhin sind branchenübliche Standards und gesetzliche Regelungen zu beachten. Die IT-Compliance befasst sich deswegen beispielsweise mit einem sicheren Umgang mit den Kundendaten und verhindert einen Fernzugriff.
Eine Automation der Vertriebsprozesse unterstützt Sie dabei, Verkäufe von Produkten oder Dienstleistungen ohne Direktkontakt zu Mitarbeitern umzusetzen. Darüber hinaus kann eine Steuerungssoftware eine hohe Warenverfügbarkeit im Lager sowie eine schnelle Lieferung gewährleisten.
Damit sich die Vertriebler auf ihre Neu- und Bestandskundengruppe konzentrieren können, ist es unabdingbar, administrative Aufgaben automatisiert zu realisieren. Zudem ermöglichen es Echtzeit-Analysen, Produkte einzuschätzen und bei Bedarf zu verbessern.
Weiterhin können schnellere Entscheidungen getroffen und Anfragen innerhalb kurzer Zeit beantwortet werden. Dies kann sich wiederum positiv auf die Markenwahrnehmung und die Kundenbindung auswirken.
Gesamtprozesse beschleunigen und die Fehlerquote reduzieren: Die Automatisierung von Unternehmensprozessen ist mit zahlreichen Vorteilen verbunden. Doch welche Vorzüge sind konkret zu benennen?
Klagen Ihre Mitarbeiter über zeitaufwändige Routineaufgaben? Dann ist es an der Zeit, Prozesse zu automatisieren. Auf diese Weise können sich die betroffenen Mitarbeiter wertschöpfenden Aufgaben zuwenden und aktiv einen Teil zur Umsatzsteigerung beitragen. Automatisierte Verwaltungsaufgaben bieten zudem Raum, kreativer zu arbeiten.
Dabei gilt: Automatisierungen ersetzen das Personal nicht. Vielmehr können Softwares unterstützend eingesetzt werden, um den Arbeitsalltag zu erleichtern und die Potenziale der Angestellten gewinnbringend einzusetzen. So fokussieren sich diese auf Problematiken, die technologisch nicht gelöst werden können.
Monotone Aufgaben können dazu führen, dass die Atmosphäre in der Arbeitsstätte leidet und die Zufriedenheit und die Produktivität des Teams sinken. Das wiederum kann eine erhöhte Mitarbeiterfluktuation begünstigen. Auch Streitigkeiten aufgrund von Fehlern drücken die Stimmung.
Dabei verfügt jeder Angestellte über einzigartige Qualifikationen und möchte diese einbringen. Die Lösung: Nutzen Sie Technologien und weisen Sie Ihren Mitarbeitern feste Rollen zu. Auch Weiterbildungen sind empfehlenswert. So können Softwares eintönige Standardaufgaben übernehmen, während die Mitarbeiter sich fortbilden und neuen Input einbringen können.
Aufgaben manuell auszuführen, kann hohe Kosten verursachen. Mit automatisierten Prozessen dagegen lässt sich Geld einsparen. Denn die Programme verursachen in der Regel monatliche Kosten, die weit unter den Personalkosten für einen Mitarbeiter liegen, der beispielsweise Daten einpflegt.
Insbesondere administrative Prozesse bergen die Gefahr einer ineffizienten Umsetzung, wenn diese per Hand ausgeführt werden. Gleichzeitig besteht die Gefahr, dass sich Fehler einschleichen und Prozesse sich verzögern. Wichtig ist, dass solche Prozesse durch ein zentrales System gebündelt werden.
Produktivität und Effizienz fußen auf einer einfachen Kommunikation. Liegen alle Daten zentral vor und können diese orts- und zeitunabhängig sowie in Echtzeit abgerufen werden, fallen die Kommunikationswege zwischen den einzelnen Abteilungen kurz aus.
Dies ist auch dann der Fall, wenn eine räumliche Distanz vorliegt oder remote gearbeitet wird. Workflow-Apps beispielsweise ermöglichen eine flexible und schnelle Arbeitsweise, indem Daten ortsunabhängig geprüft werden können. Folglich kann die Arbeitsmotivation steigen.
Bis heute verzichten viele deutsche Unternehmen auf die Automatisierungschancen. Fehlendes Wissen und die Scheu vor hohen Kosten führen dazu, dass sich Betriebe häufig weiterhin auf manuelle Arbeitstätigkeiten verlassen.
Dabei kann die Automatisierung von Prozessen viele Vorteile mit sich bringen. Dies ist allerdings nicht ausnahmslos der Fall. Vielmehr sollte abgewogen werden, welche Prozesse Potenzial bieten. Dabei handelt es sich um standardisierte Prozesse mit einer einheitlichen Datenstruktur.
Doch wann lohnt sich eine Automatisierung konkret? Grundsätzlich gilt: Wenn die Prozessautomatisierung dazu führt, dass sich die Prozessdauer um 50 Prozent reduziert, ist sie empfehlenswert. Dabei sollte sie sich innerhalb eines Geschäftsjahres amortisieren.
Eine Automatisierung wiederkehrender Prozesse ist nicht nur für Konzerne aller Branchen sinnvoll. Schließlich hält die Automatisierungstechnik auch vielfältige Möglichkeiten für KMUs, den Mittelstand, bereit.
Tragen sich Kunden beispielsweise in ein Online-Formular ein, statt telefonisch einen Termin zu vereinbaren, lassen sich betriebsinterne Prozesse vereinfachen. Gleichzeitig bieten automatisierte Prozesse im Marketing und Vertrieb die Chance, die Kundenbindung zu unterstützen und Neukunden zu generieren. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn Neukunden automatisch um ein Kundenfeedback gebeten werden.
Weiterhin reduziert der Einsatz einer spezifischen Automatisierungssoftware das Risiko, im Rahmen eines Hackerangriffs wertvolle Daten zu verlieren, deren Diebstahl mit rechtlichen Konsequenzen einhergehen kann. Auch die Einhaltung der DSGVO kann so gewährleistet werden.
Sie fragen sich, wie Sie bei der Automatisierung von Prozessen vorgehen sollten? Wir stellen Ihnen eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Verfügung!
Keine Frage: Automatisierungen erleichtern den Arbeitsalltag. Dennoch sollten nur solche Prozesse automatisiert werden, bei denen eine Anpassung einen wirklichen Mehrwert bereithält.
Das Startlicht bildet der Unterstützungsprozess. Dieser zeichnet sich durch ein hohes Maß an Routine aus. Die Prozesse wiederholen sich stetig und erfordern einen hohen Personaleinsatz. Durch eine Automatisierung besteht die Chance, Personalressourcen und damit Kosten einzusparen.
Obendrein ist von Bedeutung, dass der Prozess sich nicht unmittelbar auf Kunden oder Partner auswirkt. Auf diese Weise fallen Fehler nicht so schwer ins Gewicht. Zudem setzen Sie die derzeitigen Personalkosten in Relation zu den Technologiekosten, um das Einsparpotenzial zu ermitteln.
Ermitteln Sie anschließend den IST-Zustand des ausgewählten Prozesses. Welche Schwachstellen liegen vor? Welche Potenziale sind erkennbar? Ein Tipp: Setzen Sie von Beginn an auf die Integration Ihrer Mitarbeiter und ziehen Sie einen Nutzen aus ihrer Erfahrung.
Der Grund: Niemand kennt sich besser mit der Thematik aus als Angestellte, die Tag für Tag an dem jeweiligen Prozess beteiligt sind. Auf diese Weise sammeln sie wertvolles Wissen über mögliche Risiken, das nicht nur einen theoretischen, sondern praktischen Nutzen bereithält.
So lässt sich vermeiden, dass eine Optimierungsstrategie entsteht, die sich praktisch nicht umsetzen lässt. Gleichzeitig sollten Gegenmaßnahmen entworfen werden, die bei Schwierigkeiten greifen.
Wer sich für einen Prozess entschieden hat, kann die Planungsphase einleiten. In diesem Kontext erstellen Sie ein Flussdiagramm zum Zwecke der Visualisierung. Nach und nach kann die Grafik dann erweitert werden.
Dabei handelt es sich bei dem Diagramm zu diesem Zeitpunkt um keine finale Version, sondern um eine unterstützende Maßnahme bei der Planung. Stehen alle technischen Details und der Starttermin fest, kann die endgültige Version entwickelt werden.
Doch welche Automatisierungssoftware bietet das Potenzial, Produktionsabläufe effizienter zu gestalten? Diese Frage kann nicht pauschal beantwortet werden. Vielmehr gilt: Wer sich an Experten von Intexsoft.com wendet und sich beraten lässt, profitiert von dem Erfahrungsschatz und dem Know-how der Fachleute.
Des Weiteren sollten datenschutzrechtliche Anforderungen geprüft, Sicherheitsstandards definiert und Zuständigkeiten vergeben werden. Außerdem ist es von Bedeutung, die Mitarbeiter frühestmöglich einzubeziehen, um von Beginn an Transparenz zu schaffen.
Auf dem Markt existieren verschiedene Softwares und Applikationen diverser Hersteller für die Prozessautomatisierung. Dabei sollte abgewogen werden, welche Anforderungen an das Tool bestehen. Grundsätzlich bieten skalierbare Lösungen auf Cloud-Basis zahlreiche Vorteile. Mit ihnen agieren Sie möglichst flexibel.
Planen Sie, Ihren Mitarbeitern einen gewissen Spielraum einzuräumen, können Sie zu Tools mit grafischen Oberflächen greifen. Somit können Mitarbeiter eigenverantwortlich Automatisierungen übernehmen. Die Arbeit mit den Tools erfordert in der Regel keine Programmierkenntnisse.
Ratsam ist, zu einem Tool zu greifen, das nicht nur für die Prozessoptimierung eingesetzt werden kann. Vielmehr ist es von Vorteil, wenn die Bereitstellung nicht kurzfristig erfolgt, sondern die Unternehmenssoftware langfristig zum Einsatz kommt.
Ein Beispiel sind Baukastensysteme. Hier besteht die Möglichkeit, das Tool bei Bedarf zu erweitern. Des Weiteren sollten Tools mit anderen Systemen kombiniert werden können und durch eine hohe Benutzerfreundlichkeit überzeugen. Wenden Sie sich bei der Auswahl des Tools an Experten.
Sie haben das passende Tool gefunden und den Planungsprozess abgeschlossen? Dann ist es an der Zeit, die Automatisierung zu realisieren. Beginnen Sie mit einer Testphase. In diesem Zusammenhang ergeben sich häufig Chancen, den Prozess anzupassen beziehungsweise Verbesserungen vorzunehmen.
Noch bevor eine neue Software eingeführt wird oder andere Veränderungen eintreten, ist es ratsam, Schulungen für die Mitarbeiter anzubieten. Auf diese Weise bereiten Sie Ihr Team ausreichend auf den Wechsel vor. Darüber hinaus kann es sich als vorteilhaft erweisen, einen Ansprechpartner zu bestimmen. Dieser steht Angestellten bei Rückfragen zur Seite.
Im letzten Schritt werden die neuen automatisierten Prozesse überwacht. Insbesondere zu Beginn ist es von Bedeutung, auf eine gelungene Prozessausführung zu achten.
Betrachten Sie die Ergebnisse insbesondere im Hinblick auf die KPIs, die in Relation zu dem Kosten-Nutzen-Faktor und den individuellen Zielen des Projektes stehen. Weiterhin ist es empfehlenswert zu prüfen, welche Prozesswege verwendet wurden. Auf dieser Basis treffen Sie gegebenenfalls Maßnahmen zu Optimierungen.
Dabei gilt: Je mehr Prozessautomatisierungen von Ihnen durchgeführt werden, desto sicherer werden Sie im Hinblick auf die Einführung, Ausführung und den Umgang mit spezifischen Werkzeugen.
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