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HR-Software – ein Überblick
In einer Personalabteilung eines jeden Unternehmens fallen täglich unterschiedliche Aufgaben an. Diese nehmen mitunter viel Zeit in Anspruch, können jedoch mit dem passenden HR-Tool vereinfacht werden. Besonders in Unternehmen mit vielen Mitarbeitern sind diese Tools wichtig, um stets den Überblick behalten zu können.
Eine gute HR-Software kann Abläufe im Personalwesen verbessern, was das effektive Sparen von Geld und Zeit ermöglicht. Gleichzeitig ist für mehr Transparenz im Unternehmen gesorgt. Um von diesen Vorteilen profitieren zu können, muss man sich jedoch für ein HR-Tool entscheiden, das den Bedürfnissen des Unternehmens gerecht wird. Dieser Artikel informiert deswegen über aktuelle und beliebte HR-Softwares und zeigt auf, wo die Vorteile dabei liegen.
Bevor wir darauf eingehen, was genau HR-Tools sind, sollten Sie wissen, welche Bedeutung die Abkürzung HR hat. Diese steht für Human Resources. Bezeichnet werden damit immaterielle Ressourcen, zu denen mitunter durch Mitarbeiter gewonnene Fähigkeiten und Wissen zählen. Diese Ressourcen müssen natürlich verwaltet und koordiniert werden, was Aufgabe der Personalabteilung eines jeden Unternehmens, auch HR-Bereich genannt, ist.
HR-Tools werden mitunter auch als HR-Software und Personalmanagement-Software bezeichnet. Bei allen handelt es sich um digitale Lösungen, mithilfe derer administrative Aufgaben im Personalmanagement schneller und einfacher durchgeführt werden können. Entscheidend ist dabei die Digitalisierung.
Im besten Fall erleichtert die HR-Software die zentrale Erfassung personenbezogener Daten innerhalb des Unternehmens. Zudem können diese besser und schneller bearbeitet und ausgewertet werden.
Innerhalb der Personalverwaltung von Unternehmen geht es vorrangig um administrative Aufgaben, zu denen beispielsweise die Lohnbuchhaltung und die Arbeitszeiterfassung gehören. Doch auch das Erfassen von Urlaubstagen und Abwesenheiten sowie die Organisation, Analyse und Datenaufbereitung fallen in diesen Bereich.
So unterschiedlich die Aufgaben des Personalwesens in Unternehmen sind, so vielseitig müssen auch HR-Tools sein. Unterschieden wird zwischen All-in-One-Lösungen und solchen, die sich auf eine oder zwei Gebiete spezialisieren. Folgende Aufgaben aus dem Personalmanagement werden von guten HR-Tools abgedeckt:
Wie Sie sehen, lässt sich mit HR-Tools heute alles abdecken, was in den Zuständigkeitsbereich des Personalwesens fällt.
Moderne Unternehmen sollten bei der Personalarbeit nicht mehr auf entsprechende Tools verzichten, weil diese HR-Prozesse nicht nur vereinfachen, sondern dadurch auch mehr Zeit für wichtige strategische Aufgabenbereiche bleibt. Mithilfe dieser Tools gelingt es vielen Personalabteilungen, ihr volles Potenzial auszuschöpfen. Für Ihr Unternehmen bedeutet das eine deutliche Zeit- und Kostenersparnis. So bleiben genug Ressourcen für andere anstehende Aufgaben in der Firma.
Prinzipiell ist es möglich, HR-Tools für sämtliche Aufgabenbereiche einzusetzen, die in der Personalabteilung von Unternehmen anstehen. Eine besondere Bedeutung der HR-Software ist im Bereich Recruiting zu verzeichnen. Das hängt damit zusammen, dass in vielen Unternehmen heute mehr denn je nach gut ausgebildeten Fachkräften gesucht wird. Dafür sind interessante Stellenausschreibungen notwendig, um Aufmerksamkeit bei potenziellen Bewerbern zu erregen.
Ebenfalls zum Bewerbungsprozess gehören das Personalmarketing und effektives Bewerbungsmanagement. Solch ein Recruiting-Prozess ist also in erster Linie mit zeitlichem Aufwand und Arbeit verbunden. Unternehmen, die dabei nicht auf eine gute HR-Software setzen, haben es in der Regel deutlich schwerer. Mitunter müssen viel mehr Mitarbeiter beschäftigt oder einzelne Tätigkeitsfelder sogar ausgelagert werden. Das scheinen Gründe dafür zu sein, weshalb es heutzutage immer mehr Unternehmen gibt, die sich ausschließlich auf die Vermittlung von Arbeitnehmern spezialisiert haben.
Versuchen Personalabteilungen die anstehenden Aufgaben manuell und allein zu bewältigen, steigt das Risiko dafür, den Überblick zu verlieren und Fehler zu machen. Mitunter werden viele verschiedene Excel-Tabellen und andere Dokumente mithilfe von Office-Tools angelegt. Ist eine bestimmte Anzahl an Mitarbeitern jedoch überschritten, lassen sich viele Aufgaben so nicht mehr bewältigen.
Spätestens an dieser Stelle wird der Einsatz einer guten HR-Software unumgänglich, denn diese ermöglicht es, dass je nach ihrem Umfang sämtliche Personalaufgaben in einem Programm erledigt werden können. Mit speziellen Funktionen können dann sogar Automatisierungen von Aufgaben eingeführt werden. Die positiven Auswirkungen sind Zeit- und Kostenersparnis, Effektivität und Transparenz, was letztlich auch die Mitarbeiterzufriedenheit erhöht.
Bei all den unterschiedlichen Funktionen, die eine HR-Software mitbringt, kann es vor allem anfangs schwierig sein, den Überblick zu behalten. Hierbei hilft am besten ein HR-Software-Vergleich. Bestenfalls sollten Personaler diesen selbst durchführen, weil sie es sind, die am Ende gut damit zurechtkommen müssen. Für die Wahl kann es hilfreich sein, sich die Funktionen von HR-Tools besser bewusst zu machen, indem man sich den Lebenszyklus eines Mitarbeiters vorstellt.
Dieser beginnt in der Regel damit, dass ein Unternehmen nach geeigneten Mitarbeitern sucht, zum Beispiel mithilfe von Stellenausschreibungen. Anhand der eintreffenden Bewerbungen wird eine Vorauswahl getroffen, die besten Bewerber lädt man zum Vorstellungsgespräch ein. Eventuell findet dann noch ein Probearbeiten statt und schließlich sollte das Unternehmen eine Entscheidung darüber fällen, wer einen Arbeitsvertrag erhält.
Was daraufhin folgt, ist der sogenannte Onboarding-Prozess, auch Einführungsphase genannt. Der neue Mitarbeiter unterschreibt seinen Arbeitsvertrag und in der Personalabteilung wird eine Personalakte für ihn angelegt. Zudem müssen Abwesenheiten, Urlaubstage und die Arbeitszeit dieses Mitarbeiters künftig erfasst werden. Von nun an erhält er auch das zuvor vertraglich vereinbarte Gehalt.
Mit der Zeit fallen Schulungen und Weiterbildungen an. Auch regelmäßiges Feedback ist wichtig, denn nur dadurch können neue Mitarbeiter so schnell wie möglich lernen und motiviert werden, ihre Aufgaben so gut wie möglich zu erledigen.
Anhand dieses Zyklus kann man die folgende Einteilung der Funktionen ableiten, die eine HR-Software erfüllen muss:
Welche Vorteile HR-Tools bei der Bewältigung solcher Aufgaben konkret bieten, erfahren Sie nachfolgend.
Mit passenden HR-Tools, aber auch mit Automatisierungssoftware, lassen sich typische Routinearbeiten automatisieren. So ist es möglich, dass weniger Informationen manuell zusammengetragen werden müssen, weil die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihr digitale Personalakte gewissermaßen selbst pflegen.
Die Personalabteilung hat dann mehr Zeit für strategische Aufgaben, welche nicht automatisch durchgeführt werden können.
Viele Prozesse im Personalwesen wiederholen sich täglich. Oft sind Mitarbeiter dadurch ausgelastet, sodass keine Zeit dafür bleibt, Prozesse zu verbessern und Vorgänge zu optimieren.
Mit geeigneten HR-Tools sieht das anders aus. Die Software übernimmt Routineaufgaben, während Mitarbeitern Freiraum für andere Überlegungen geschaffen wird. Langfristig gesehen kann man so in kürzerer Zeit mehr erreichen als ohne entsprechende HR-Tools.
Digitale Akten ermöglichen das Sammeln und Aufbewahren von Personaldaten an einem Ort. Die Mitarbeiter der Personalabteilung kommen schneller an Informationen und können individuelle Zugriffsrechte einrichten. So erhalten nur diejenigen Zugriff auf Informationen, die auch das Recht dazu haben, diese einzusehen.
Durch HR-Softwarelösungen wird nicht zuletzt die interne Kommunikation im Unternehmen verbessert. Prozesse laufen transparent ab und zentrale Informationen können leicht für alle Mitarbeiter zugänglich gemacht werden. Employee Experience und Employer Branding werden damit verbessert.
Der größte Teil der HR-Tools ist darauf ausgelegt, Daten so aufzubereiten, dass das Personalwesen Trends rechtzeitig erkennen und entsprechende Reports erstellen kann. Wichtig sind diese wiederum für strategische Entscheidungen. Nur dann, wenn Veränderungen schnell erkannt werden, kann rechtzeitig mit einer Lösung gegengesteuert werden.
Letztlich werden durch eine gute HR-Software auch Kosten im Unternehmen gespart. Grund dafür ist, dass der administrative Part im sogenannten Human Resource Management durch HR-Tools einfacher, effizienter und damit auch schlanker wird.
Auf dem Markt gibt es mittlerweile so viele verschiedene HR-Tools, dass die Wahl mitunter schwerfallen kann. Die Programme werden hinsichtlich des Umfangs ihrer Funktionen unterschieden und lassen sich dabei grob in die Kategorien Komplettlösungen, Insellösungen und Module zur freien Kombination einteilen.
Bevor Sie sich für eine der Lösungen entscheiden können, sollten Sie sich zunächst Ziele setzen und anschließend überprüfen, mit welcher Art von HR-Software sich diese am besten umsetzen lassen.
Vorschnell handeln sollte man dabei aber nicht. Kauft man eine HR-Software, die im Endeffekt doch nicht alles abdeckt, was die Personalabteilung benötigt, ist das erste Problem bereits da. Dann muss eine weitere Lösung her, die eventuell Schnittstellen zur ersten aufweist.
Das beschriebene Problem können Sie sich sparen, wenn Sie gleich zu einer Komplettlösung greifen. Kommen später noch weitere Aufgabenbereiche hinzu, für die eine solche Software benötigt wird, haben Sie bereits alles, was Sie brauchen. Doch auch die Wahl einer Komplettlösung muss gut überlegt und geplant sein. Stellen Sie im Vorfeld am besten folgende Informationen zusammen, um eine Fehlentscheidung möglichst zu verhindern:
Durch diese Informationen kann die Wahl der HR-Software meist schon deutlich eingegrenzt werden. So finden Sie im nächsten Schritt heraus, welche Software sich für Ihr Unternehmen am besten eignet. Befinden sich nach der Recherche einige Softwares in der engen Auswahl, sollten Sie sie auf folgende Kriterien hin überprüfen:
Grundsätzlich unterscheidet man bei HR-Software zwischen den Lösungen One-Premise und Cloud-Software. Was diese beiden Möglichkeiten ausmacht und wo jeweils die Vorteile liegen, haben wir hier für Sie zusammengetragen.
Eine On-Premise-Lösung wird von Ihnen beziehungsweise von Ihrer IT-Abteilung selbst betrieben. Daraus ergeben sich folgende Vorteile:
Bei einer solchen Software-Lösung übernehmen Sie allerdings auch die Kosten für Wartungen, Betrieb und Weiterentwicklung selbst.
Eine Cloud-Software ist besonders für kleine und mittelständische Unternehmen interessant. Diese Lösungen werden immer beliebter und sind vielfältig einsetzbar. Die Vorteile:
Für welche Art von HR-Software Sie sich entscheiden sollten, hängt also zum einen von Ihrem verfügbaren Budget und zum anderen von der Größe Ihres Unternehmens ab.
Eine weitere Frage, die Sie sich vor der Wahl stellen müssen, ist, ob Sie eine Best-of-Breed- oder eine All-in-One-Software bevorzugen. Auch hierbei sind jeweils unterschiedliche Vorteile gegeben, sodass Sie sich für das Modell entscheiden sollten, welches besser zu Ihrem Unternehmen passt.
Besonders große Unternehmen setzen häufig auf viele verschiedene HR-Softwares. Das gibt ihnen die Freiheit, Softwares einfach auszutauschen, sobald etwas Besseres auf den Markt kommt. Dabei können jedoch mitunter hohe Kosten für Anschaffung und Aufwand anfallen. Zudem bestehen hin und wieder Probleme an Schnittstellen.
Wenn Sie eine Plattform mit mehreren Lösungen betreiben möchten, sollten Sie sicherstellen, dass Sie die notwendigen IT-Ressourcen dafür aufbringen können.
Ist Ihr Unternehmen hingegen klein oder mittelständisch, eignet sich vermutlich die All-in-One-Lösung besser für Sie. Der große Vorteil ist, dass sich damit in der Regel sämtliche Aufgaben der Personalabteilung abdecken lassen. Zudem können Sie die meisten Softwares ebenfalls erweitern, wie beispielsweise durch Wissensmanagement und Recruiting. Viele Unternehmen bestehen auf eine Personalverwaltungssoftware, in die zusätzlich eine Bewerbermanagement-Software integriert ist.
Unterschiedliche HR-Tools müssen über Schnittstellen miteinander verbunden werden, weil nur auf diese Weise ein effektives Arbeiten der Lösungen möglich ist.
Stellen Sie deswegen vor dem Kauf sicher, dass der entsprechende Anbieter die Schnittstellen zur Verfügung stellt, durch die eine Verknüpfung mit anderen Systemen möglich ist. Dazu zählen meist das Buchhaltungssystem oder ein Zeiterfassungs-Tool.
Wie hoch die Kosten sind, die Sie in eine komplexe HR-Software investieren müssen, hängt von der Art der Lösung ab. Bei einer Cloud-Lösung kommt es zu monatlichen Gebühren, die sich nach Anzahl der Nutzer richten. Bei 500 Mitarbeitern könnten das etwa 2.500 Euro monatlich sein.
Für On-Premise-Lösungen wird in den meisten Fällen nur eine einmalige Lizenzgebühr fällig, beispielsweise 20.000 Euro. Wartungs-, Betriebs- und Weiterentwicklungskosten kommen hinzu.
Für kleine Unternehmen sind Cloud-Lösungen oft die bessere Wahl, weil diese wirtschaftlicher sind. Je größer das Unternehmen, desto individueller müssen die HR-Lösungen jedoch häufig sein. Dann ist es wichtig, anstatt eine Cloud-Lösung zu nutzen, eine eigene Software von externen Experten entwickeln zu lassen.
Ihr HR-Software-Anbieter Intexsoft entwickelt verschiedene Produkte für seine Kunden. Diese werden implementiert und als SAAS-Produkt vertrieben. Damit wir uns auch Ihren Wünschen hinsichtlich einer individuellen HR-Software widmen können, müssen Sie uns nur über Ihre Anforderungen in Kenntnis setzen. Unser Expertenteam kümmert sich gern darum. Einen besonderen Schwerpunkt legen wir dabei auf die unten aufgeführten Kriterien.
Sie wünschen sich eine Web-HR-Management-Software, die schnell und effizient arbeitet? Wir helfen Ihnen bei der Entwicklung dieser Anwendung und gehen dabei selbstverständlich auf Ihre spezifischen Wünsche ein. Dabei legen wir großen Wert auf Sicherheit, damit kritische Informationen über Mitarbeiter und interne Prozesse nicht nach außen dringen.
Da wir alles unter einem Dach erledigen, müssen Sie sich nicht auf die Suche nach verschiedenen Spezialisten machen. Wenn Sie es möchten, kümmern wir uns um alles: um das Design, die Lösungsarchitektur sowie um Produktion und Support.
Mithilfe einer mobilen App können Sie ganz einfach immer auf die Aktivitäten Ihres Unternehmens zugreifen. So behalten Sie auch dann den Überblick, wenn Sie gerade auf Geschäftsreise oder auf dem Heimweg sind. Mithilfe der Anwendungen können Arbeitsabläufe zwischen verschiedenen Abteilungen synchronisiert und optimiert werden, weil Sie immer über neue Benachrichtigungen, anstehende Aufgaben und andere Ereignisse informiert werden.
Diese Apps können auf allen modernen mobilen Geräten genutzt werden. Egal, ob Native Android-Anwendungen für Smartphones und Tablets oder iOS-Anwendungen für sämtliche Apple-Geräte: Mit diesen Produkten wird es Ihnen viel leichter fallen, ein großes Publikum zu erreichen.
Eine günstigere Alternative sind unsere plattformübergreifenden Entwicklungsdienste für mobile Anwendungen. Mit ihnen haben Sie zwar keinen uneingeschränkten Zugang zu allen Gerätefunktionen, können sie jedoch in der Übergangsphase bis zur Markteinführung Ihres Produktes nutzen. Für die Entwicklung und den Support dieser werden weniger Budget und Zeit von Ihrer Seite benötigt.
HR-Management-Systeme, die unser Team entwickelt, fungieren entweder als vollständige HMR-Plattformen oder enthalten nur spezielle Module, welche zur Optimierung entsprechender Prozesse von Ihnen benötigt werden. Es ist uns möglich, Module für das Onboarding, die Rekrutierung, das Leistungsmanagement oder für die Verfolgung von Leistungen zu ergänzen. Selbst ein Modul für Gehaltsabrechnungen können wir Ihnen bieten.
Hinsichtlich der maßgeschneiderten Module stehen bei uns folgende Kriterien an erster Stelle:
Das Thema HR-Software ist sehr komplex, weshalb es sein kann, dass sich Ihnen weitere Fragen stellen. Wissen sollten Sie, wie viele HR-IT-Systeme es gibt und was eine gute HR-Software leisten muss. Wir beantworten in diesem Bereich die am häufigsten gestellten Fragen zu HR-Software und -Tools.
HR-IT-Systeme werden nach ihren jeweiligen Funktionen unterschieden. Sie erfüllen alle unterschiedliche Zwecke. So gibt es Software für die Personalverwaltung, HR-Analytics, Bewerbermanagement, Onboarding, die digitale Personalakte, Arbeitsverwaltung, Arbeitszeugnis und Personal-Software, um nur die wichtigsten Beispiele zu nennen. Je nachdem, was das Personalwesen eines Unternehmens benötigt, kann man sich aber auch individuelle Software-Lösungen erstellen lassen. Möglich ist das mithilfe fachkundiger IT-Agenturen.
Gute HR-Software erleichtert alle anfallenden Aufgaben in der HR-Abteilung eines Unternehmens. Das schafft sie, indem sie Prozesse automatisiert und strukturiert. Es ist wichtig, dass sich die Software intuitiv bedienen lässt, weil das Zeit und Geld für die Einweisung von Mitarbeitern spart. Hilfreich ist es zudem, wenn sich die Software-Lösung flexibel an individuelle Bedürfnisse und Ansprüche anpassen lässt. Dies gilt natürlich auch für unterschiedliche Bereiche im Unternehmen.
Die Aufgaben in der Personalabteilung eines jeden Unternehmens sind mal mehr und mal weniger zeitintensiv. Oftmals handelt es sich aber um Tätigkeiten, die mithilfe einer entsprechenden HR-Software zum Großteil digitalisiert und so automatisiert werden können. Neben der Kosten- und Zeitersparnis bringt das den Vorteil, dass sich die Mitarbeiter der HR-Abteilung auf andere Aufgabengebiete, wie strategische Lösungsfindung, konzentrieren können.
Eine gute HR-Software kann einzelne Bereiche des Unternehmens miteinander verknüpfen und Informationen leichter zugänglich machen. Gleichzeitig ist es möglich, Berechtigungen zu erteilen, beispielsweise dann, wenn nur bestimmte Mitarbeiter Zugriff auf Personaldaten haben sollen. Das, was lange Zeit viel Zeit in Anspruch nahm – das Sammeln und Auswerten personenbezogener Daten von Mitarbeitern – kann mit einer funktionierenden HR-Lösung zum großen Teil automatisiert vorgenommen werden.
Aufgrund der hohen Nachfrage sind mittlerweile verschiedenste Software-Lösungen auf dem Markt. Eingeteilt werden diese in All-in-One-Lösungen und Best-of-Breed, On-Premise- und Cloud-Lösungen. Alle haben ihre Berechtigung und Zielgruppen. Für Unternehmen ist es entscheidend, dass sie die geeignete Lösung für ihre Bedürfnisse finden.
Während sich cloud-basierte Software vor allem für kleine Unternehmen mit geringem Budget auszahlt, ist es in Firmen ab einer bestimmten Anzahl von Mitarbeitern oft notwendig, auf individuelle Lösungen zu setzen. Diese kann man sich mithilfe von Fachleuten und unter Einbezug eigener Ideen programmieren lassen.
Mit einer HR-Software von Intexsoft profitieren Sie von geballtem Wissen und Erfahrung in diesem Bereich. Wir unterstützen Sie bei der Umsetzung Ihrer Ziele und sorgen dafür, dass Ihre Software immer auf dem neusten Stand bleibt.
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