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Der ultimative Guide über Scrum-Meetings
Bei Scrum Meetings handelt es sich um wichtige Elemente, die zum agilen Software-Lieferprozess gehören. Für Teams bilden sie einen Rahmen, um strukturiertes Arbeiten zu ermöglichen. Mit ihnen sollen Erwartungen, die effektive Zusammenarbeit und Ergebnissteigerungen ermöglicht werden. Dazu ist es jedoch wichtig, dass die Meetings geplant und angemessen durchgeführt werden.
In diesem Scrum Guide erklären wir Ihnen alles, was Sie zum Thema Scrum Meetings wissen müssen und wie Sie diese gezielt auch mit Ihrem Team umsetzen können.
(The) Scrum ist englisch und wird beim Rugby verwendet. Übersetzt bedeutet der Begriff “dichtes Gedränge”. Ein Team muss beim Rugby neben einer effizienten Zusammenarbeit auch Flexibilität und schnelle Reaktionsfähigkeit leisten, um ein Ziel zu erreichen. Die Scrum Methode wurde ursprünglich für agiles Projektmanagement entwickelt und ist von diesen Qualitäten inspiriert.
Es handelt sich dabei um ein Framework für eine bestimmte Art des Projektmanagements. Dabei kommt es auf schlanke Prozesse, die schrittweise Entwicklung und regelmäßige Feedbackschleifen an. Ursprünglich vor allem in der Softwareentwicklung und PHP Programmierung angewendet, kommt es mittlerweile auch in vielen anderen Branchen zum Einsatz.
Bei der Scrum-Methode werden in einzelnen, in sich abgeschlossenen Sprints (the sprint), verschiedene Versionen eines Produktes erstellt. Das hat den Zweck, dass am Ende ein für alle zufriedenstellendes Ergebnis vorliegen soll. Die Sprints wiederholt man so lange, bis dieser Fall eintritt und das Produkt als fertig bezeichnet werden kann.
Bei der grafischen Darstellung eines Scrum-Prozesses werden die Sprints in Form von zwei Kreisen sichtbar. Diese leiten sich vom Demingkreis ab, der auch als PDCA-Zyklus bezeichnet wird und vor allem aus dem Qualitätsmanagement bekannt ist. Er zeigt dabei einen Problemlösungsprozess in vier Phasen auf:
Nur wenige Regeln zählen bei der Scrum-Methode. Wichtiger ist es, dass ein Team Selbstorganisation beherrscht und möglichst viele Kompetenzen abgedeckt werden können. Dafür sollte es sich interdisziplinär zusammensetzen.
Scrum wird auch mit den Begriffen empirisch, inkrementell und iterativ in Zusammenhang gebracht. Das bedeutet, dass eine Anwendung aufgrund von Erfahrungen, in kleinen Schritten und sich wiederholenden Etappen stattfindet.
Zu den Werten der Scrum-Methode werden folgende gezählt:
Mithilfe von Scrum sollen schnell und kostengünstig neue Produkte auf den Markt kommen. Voraussetzung dafür ist ein dynamisches Umfeld. Besonders vorteilhaft bei der Methode ist, dass flexibel auf sich ändernde Anforderungen und Ziele reagiert werden kann. Dabei wird immer davon ausgegangen, dass ein Entwicklungsprozess nicht vorhersehbar ist. Das am Ende vorliegende Produkt stellt dann die bestmögliche Lösung unter Berücksichtigung von Kosten, Funktionalität, Zeit und Qualität dar.
Die wichtigsten Vorteile von Scrum im Überblick:
In einem Scrum-Framework ist das Team selbst dafür verantwortlich, sich zu organisieren. Dafür werden üblicherweise Rollen verteilt, die sich durch verschiedene Verantwortungen und Zuständigkeiten voneinander unterscheiden. Das Scrum-Team bezeichnet man auch als “geschlossene Einheit von Fachleuten“. Zusammengestellt wird es so, dass die Mitglieder über alle erforderlichen Fähigkeiten verfügen, um in den Sprints einen Wert zu schaffen.
Die einzelnen Rollen stellen dabei keine Bezeichnungen der Positionen dar, sondern werden je nach geforderter Expertise vergeben.
Der Product Owner nimmt innerhalb der Scrum-Methode eine zentrale Rolle ein. Seine Aufgaben ähneln denen eines Projektleiters, jedoch verfügt er weder über eine Führungsfunktion noch die Weisungsbefugnis gegenüber anderen Rollen im Team.
Der Product Ower hat sich um folgende Bereiche zu kümmern:
Auch der Scrum Master hat keine herausgehobene Führungsrolle. Er fungiert eher als Coach für das Team. Verantwortlich ist er insbesondere für die Einhaltung der Scrum-Regeln und -Prinzipien und vermittelt dabei die fünf Scrum-Werte Mut, Fokus, Engagement, Respekt und Offenheit. Er unterstützt dabei seine Kollegen bei einer effektiven Umsetzung des Scrum-Frameworks.
Seine Kompetenz liegt weiterhin darin, die bestmöglichen Rahmenbedingungen für das Team zu schaffen, damit ein kundenorientiertes und selbstorganisiertes Arbeiten möglich ist. Die Aufgaben eines Scrum Masters umfassen:
Bei den restlichen Teammitgliedern handelt es sich um die Expert/innen eines Teams. Diese erstellen das Produkt beziehungsweise liefern in jedem Sprint ein Inkrement dazu. Falsch wäre jedoch die Annahme, dass alle Teammitglieder dieselben Aufgaben ausführen. Stattdessen handelt es sich meist um eine crossfunktionale Gruppe von Fachkräften, die über unterschiedliche Kompetenzen verfügen.
Gemeinsam arbeiten sie an der Erstellung eines Produkts, organisieren sich eigenständig und entscheiden dabei, welche Aufgaben sie ausführen müssen, um ein definiertes Ziel im Sprint zu erreichen. Dabei kommt häufig auch Cloud-Native zum Einsatz.
Da Scrum heute in vielen verschiedenen Bereichen angewendet wird, kann es sich bei den Teammitgliedern sowohl um Entwickler/innen als auch um Business-Analyst/innen, Marketing-Manager/innen oder HR-Business Partner/innen handeln. Gemeint sind immer die Personen, die gemeinsam an einer Lösung für eine interne oder externe Nutzergruppe arbeiten. Sie sind hauptsächlich verantwortlich für:
Während seiner Arbeit muss ein Scrum-Team zudem mit internen und externen Stakeholdern agieren. Dazu gehören das eigene Management, aber auch die Kunden und Endnutzer. Voraussetzung für eine selbstverantwortliche und selbstorganisierende Arbeitsweise ist die Unterstützung durch das eigene Management oder die zuständige Organisation.
Die Kunden sollten bereit sein, Kompromisse einzugehen und nicht auf der 1-zu-1-Umsetzung ihrer Bestellung zu bestehen. Nur dann kann am Ende ein optimales Produkt entstehen, mit dem bestenfalls alle Seiten zufrieden sind.
Wie bereits beschrieben zeichnet sich Scrum durch die drei Säulen Transparenz, Prüfung und Anpassung aus. Bei den Artefakten kommt es nun auf die maximale Transparenz an, denn dafür haben sie zu sorgen. Transparenz bedeutet, dass die geleistete Arbeit für alle im Team sowie für Stakeholder sichtbar sein muss.
Wir erklären jetzt, wie das mithilfe der 3 Artefakte in Scrum funktioniert.
Beim Product Backlog handelt es sich um eine Liste, in der alle Aufgaben systematisch geordnet sind. Die Anordnung wird dabei so vorgenommen, dass der maximale Wert eines Produkts damit erreicht werden kann. Das Product Backlog zeichnet sich dadurch aus, dass es ständig ergänzt werden kann und genauso lange existiert wie das dazugehörige Produkt. Auch wenn die Arbeit an einem Produkt durch verschiedene Teams erfolgt, wird immer dasselbe Backlog dafür verwendet.
Ein Backlog kann entweder als Liste an der Wand hängen oder in einem Online-Tool angelegt werden. Letzteres ist heute das Mittel der Wahl. Wichtig ist, dass alle Teammitglieder stets Zugriff auf ein Backlog haben.
Ein Entwicklungsteam verfügt beim Scrum über einen Arbeitsplan, der für den Sprint von Bedeutung ist. Dieser kann von allen Beteiligten über das Product Backlog eingesehen werden. Im Arbeitsplan stehen drei Spalten zur Verfügung:
Bei einem Sprint Backlog handelt es sich also um die Darstellung der Arbeitsprozesse in Echtzeit. So ist für maximale Transparenz bei den Arbeitsabläufen in Scrum Teams gesorgt.
Als Increment wird die Summe aller im Sprint und davor erledigten Incremente bezeichnet. Ist ein Sprint zu Ende, muss das Increment fertig, also “done” sein, was bedeutet, dass es alle Kriterien der Definition of Done erfüllt. Dazu gehört beispielsweise die vollständige Prüfung aller Komponenten, damit diese schnell genug funktionieren. Nur so kann ein Product Owner ein Produkt veröffentlichen und Feedback durch die Kunden einholen.
Scrum-Meetings sind darauf ausgerichtet, Teams in regelmäßigen Abständen durch den Planungskreislauf zu leiten. Dabei wird mit jedem Sprint und jedem Tag ein PDCA-Zyklus durchlaufen. Zwischendurch finden immer wieder Meetings statt, die den Prozessablauf unterstützen.
Ein Sprint-Planungstreffen (Sprint Planning Meeting) findet immer zu Beginn eines neuen Sprints statt. Teilnehmer sind der Product Owner, der Scrum-Master und das Entwicklungsteam.
Bei einem Sprint-Planungstreffen werden die einzelnen Arbeitsvorgänge eines Sprints gemeinsam durchgesprochen. Dafür erklärt ein Product Owner dem gesamten Team das ausstehende Sprint-Ziel und alle von ihm zuvor festgelegten Anforderungen. Daraufhin geht es zunächst um die Anforderung, welche die höchste Priorität besitzt. Ziel des Planungstreffens ist es, dass das gesamte Team eine gute Vorstellung vom Sprint erhält und weiß, worauf es bei der Abnahme ankommt.
Anschließend übernimmt das Team die Gliederung der Anforderung in alle erforderlichen Aktivitäten. Dazu gehören beispielsweise Design-, Test- und Dokumentationsaufgaben. Die Anforderung wird erst dann in das Sprint-Backlog aufgenommen, wenn das Team sich die Umsetzung der Anforderung und damit in Verbindung stehende Aufgaben zutraut.
Bei Daily Scrum Meetings geht es darum, täglich die an einem Tag anfallenden Aufgaben zu besprechen. Dabei besteht immer die Gelegenheit, um gemeinsam Fortschritte auf dem Weg zum Sprint-Ziel zu besprechen. Dabei wird der Fokus besonders auf bestehende Hindernisse gelegt, die dem Scrum-Team bei der Arbeit im Weg stehen könnten. Um deren Beseitigung hat sich der Scrum Master zu kümmern, während sich das Team der Ausführung anstehender Arbeiten widmet.
Am Daily Scrum nehmen für gewöhnlich der Scrum Master und das Entwicklungsteam teil. In manchen Fällen sind auch externe Stakeholder eingeladen. Ein optionaler Teilnehmer ist der Product Owner. Diese Meetings sollten nicht länger als 15 Minuten dauern.
Zu den Scrum Meetings gehört auch der sogenannte Sprint-Review. Dabei handelt es sich um ein Meeting, bei dem alle erledigten Arbeiten präsentiert werden. Der Product Owner muss zuerst mit dem Scrum Master festlegen, wer alles an den wöchentlichen Meetings teilnehmen darf, für die meist eine Stunde eingeplant wird. In vielen Fällen sind das gesamte Entwicklungsteam sowie Mitarbeiter/innen aus dem Management, externe Interessengruppen, Kund/innen und teilweise Entwickler/innen aus anderen Projekten bei einem Sprint-Review anwesend.
Nach dem Sprint-Review folgt zuletzt die Sprint-Retrospektive. Dabei geht es in erster Linie darum, den abgeschlossenen Sprint noch einmal Revue passieren zu lassen. Die Umsetzung der einzelnen Aufgaben und Wege zur Verbesserung stehen im Fokus. Bei einer Sprint-Retrospektive sollten der Scrum Master und das Entwicklungsteam anwesend sein. Davon ausgenommen sind hingegen externe Stakeholder. Auch hier ist der Product Owner ein optionaler Teilnehmer.
Sprint Retrospektive Meetings sollten nicht länger als 1,5 Stunden dauern, wenn zuvor ein zweiwöchiger Sprint stattgefunden hat.
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