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Mit der passenden Vertriebssoftware zum Erfolg
Die Vertriebsabteilung eines Unternehmens ist eine elementare Säule, auf der große wie kleine Unternehmen fußen. Umso wichtiger ist es, dass das Vertriebsteam strukturiert vorgeht, um das Ansehen des Betriebes aufzuwerten, die Wettbewerbsfähigkeit zu erhalten und Verkäufe zu generieren. Hand in Hand arbeitet die Abteilung mit dem Marketing.
Seit Jahren lässt sich eine Veränderung beider Abteilungen feststellen: Interessenten erreicht man heute nicht mehr persönlich durch Mitarbeiter im Außendienst, sondern online durch Mitarbeiter im Innendienst.
Mit der passenden Software-Lösung für den Vertrieb können die Prozesse optimal angepasst werden. Doch welche Gründe sprechen für eine Vertriebssoftware, welche Funktionen sind enthalten und welche Varianten stehen zur Verfügung?
Eine Umsatzsteigerung erzielen: Eine Sales-Software von IntexSoft.com, auch Vertriebsmanagement-Software genannt, ist ein Bündel aus hilfreichen digitalen Tools, die den Vertrieb bei der Erzielung der übergeordneten Unternehmensziele unterstützt. Dabei dient die Software-Lösung in erster Linie dem Vertriebsteam dazu, Leads zentral zu verwalten und in Kunden umzuwandeln. Auch Geschäftsabschlüsse können über das System eingesehen werden.
Die Vorteile: Die Sales-Software kann dazu dienen, den Verwaltungsaufwand erheblich zu minimieren, Kundendaten in einem geschützten Umfeld aufzubewahren und Workflows zu automatisieren.
Weiterhin können Leads priorisiert behandelt und zuverlässige Prognosen erstellt werden. Moderne Software-Lösungen ermöglichen zudem eine umfangreiche Sammlung von Kundendaten – einschließlich der Online-Aktivitäten, der Kontakte innerhalb von Netzwerken und der Nutzerprofile in den sozialen Medien.
Die künstliche Intelligenz und weitere neue Technologien tragen in diesem Kontext dazu bei, dass Prognosen und Empfehlungen automatisiert erstellt werden. Der Vertrieb spart sich somit nicht nur wertvolle Zeit, sondern kann Kundendaten zielführend bearbeiten.
Dennoch greifen in der Regel auch andere Abteilungen auf das Vertriebsmanagement-System zu. Beispiele sind die Marketing-Automatisierung, die Erstellung von elektronischen Signaturen oder das Customer-Relationship-Management (CRM).
Vertriebsmitarbeiter, die sich voll und ganz auf ihre spezifischen Aufgaben konzentrieren: Mit einer Sales-Software gelingt es dem Vertriebsteam eines Unternehmens, Prozesse zu strukturieren und zu automatisieren. Auf diese Weise entstehen effektive Workflows und die Mitarbeiter werden gezielt entlastet.
Statt administrativen Aufgaben nachzugehen, kann sich das Team somit darauf konzentrieren, Leads in zufriedene und treue Kunden umzuwandeln. Dieser Umstand wiederum kann die Produktivität eines jeden Mitarbeiters steigern und zugleich die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen. In der Folge kann sich wiederum die Mitarbeiterfluktuation reduzieren, sodass der Aufbau eines verlässlichen und festen Vertriebsteams gelingt.
Im Rahmen einer Schulung oder Weiterbildung erweitern die Vertriebsmitarbeiter ihr Wissen. Dabei dienen leistungsstarke Mitarbeiter dem Team als Anreiz, mehr Leads zu generieren. Aktuelle Erfolge können über die Software geteilt werden, um das gesamte Team zu motivieren. Gleichzeitig werden die Daten in Echtzeit übermittelt, sodass Vorgesetzte umgehend Feedback geben können.
Das obere Ziel des Vertriebsmanagements ist die Optimierung aller Vertriebsabläufe. Mit einer Sales-Software gelingt es der Vertriebsabteilung, zielgerichtet vorzugehen und Kundenbeziehungen zu stärken.
Aber auch das mit dem Vertrieb eng verzweigte Marketing, die Buchhaltung oder der Kundendienst können von dem Einsatz der Software-Lösung profitieren. Denn die Lösungen können beispielsweise Vertriebszyklen darstellen und die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens analysieren.
Eine aufwändige Wettbewerbsanalyse durch das Marketing, die jeden Monat durch einen Mitarbeiter manuell erstellt und zum Beispiel im internen Firmen-Newsletter veröffentlicht wird, entfällt damit. Weiterhin können die Tools die Conversion-Rate analysieren, sodass gezielt Optimierungen der Prozesse in die Wege geleitet werden können.
Für das Marketing ist zudem relevant, woher die Leads stammen. Indem die Software für den Vertrieb diese Daten auswertet und bereitstellt, kann die Marketing-Abteilung gezielt Kampagnen entwickeln.
Die Sales-Software-Lösungen können mit weiteren Tools verknüpft werden. Auf diese Weise gelingt es, vor Kundentelefonaten alle relevanten Daten einzusehen. So können zum Beispiel Cross-Selling oder Upselling automatisiert werden. Auch Nachrichten per E-Mail mit dem Hinweis auf Waren im Warenkorb können zur Umsatzsteigerung eingesetzt werden.
Gängige Vertriebsmanagement-Tools sind unter anderem Social-Media-Tools oder CRM-Systeme. Der Vorteil der Erstgenannten: Die Kundenkommunikation erfolgt heutzutage vermehrt über die sozialen Medien. Eine Verlagerung in die Cloud ermöglicht den Vertriebsmitarbeitern eine hohe Flexibilität, da sie orts- und zeitunabhängig auf die Anwendungen zugreifen können.
Zufriedene Kunden sind treue Kunden: Wer Interessenten für sich gewinnen und die Beziehung zu Bestandskunden pflegen möchte, sollte eine schnelle und einfache Kommunikation ermöglichen.
Chatbots, Anrufplanungen oder automatisierte E-Mail-Kampagnen durch einen integrierten Software-Stack begleiten Interessierte zuverlässig durch die gesamte Customer-Journey. Weiterhin können Kundenanrufe automatisiert über eine Call-Center-Software entgegengenommen werden.
Auf diese Weise kann nicht nur die Kundenstrategie bestmöglich angepasst werden. Vielmehr dient die Software als zentrale Verwaltungsebene für den Vertrieb, das Marketing und den Kundenservice.
Denn alle relevanten Informationen über Interessenten, Neukunden und Bestandskunden können zentral verwaltet und von den Abteilungen eingesehen werden. Die Mitarbeiter verfügen dadurch stets über alle aktuellen Informationen und können Kunden mit diesem Wissen beraten und betreuen.
Zugegeben: Auf dem Markt existieren viele Softwarelösungen. Es ist also gar nicht so einfach, sich einen Überblick zu verschaffen. Grundsätzlich werden drei Varianten von Sales-Softwares unterschieden.
Die modulare Software für den Vertrieb stellt eine Lösung dar, die individuell erstellt werden kann. So steht Nutzern eine Auswahl an Kostenoptionen zur Verfügung, die auf Basis des Bedarfs miteinander kombiniert werden können.
Empfehlenswert ist die modulare Lösung insbesondere für kleine Unternehmen und Selbstständige. Mögliche Features sind ein E-Mail-Marketing- oder ein CRM-Tool.
Die All-in-One-Software dagegen weist eine Anzahl von Kernfunktionen auf und kann zusätzlich um kostenpflichtige Features ergänzt werden. Sowohl die modulare Software als auch die All-in-One-Lösung können als Software-as-a-Service (SaaS) und damit in der Cloud oder als lokale Anwendung verwendet werden.
Letztgenannte umfasst die Installation eines Programms auf lokalen Servern. Somit lassen sich die lokalen Lösungen online und offline nutzen.
Daten sammeln, auswerten und einsetzen: Durch den Einsatz einer Sales-Intelligence-Software gelingt es Unternehmen, den Umgang mit Inbound-Leads und Touchpoints stetig zu optimieren. Dabei existieren verschiedene Lösungen auf dem Markt, die ganz unterschiedliche Funktionen bieten, zum Großteil jedoch auf der Crawler-Technologie beruhen. Sie durchstöbern das Internet also auf der Suche nach relevanten Daten.
Manche Hersteller beschränken die Software-Lösung darauf, Leads zu identifizieren. Andere wiederum stellen umfangreiche Analysemöglichkeiten zur Verfügung. Welche Software sich im Einzelfall lohnt, ist auf Basis der individuellen Bedürfnisse abzuwägen. Angewandt werden die Lösungen in der Regel im B2B-Bereich.
Doch welche Hauptfunktionen bieten Sales-Intelligence-Softwares?
Eine Sales-Acceleration-Software ermöglicht es, die Verkaufsprozesse zu automatisieren, Neu- und Bestandskunden umfassend zu beobachten, zielsicher zu kategorisieren und Kunden zum richtigen Zeitpunkt mit Informationen zu Aktionen oder Angeboten zu versorgen.
Auf diese Weise können Verkäufe beschleunigt und die Wahrnehmung der Marke verbessert werden. Die Folge: Der Außendienst verliert an Relevanz.
Die Hauptfunktionen der Software sind folgende:
Die Leistungen überwachen und neue Trends erkennen: Eine Sales-Analytics-Software ermöglicht es Unternehmen sowohl im B2B- als auch im B2C-Bereich, Entscheidungen zu treffen, die auf zuverlässigen Datensätzen beruhen. So lassen sich Kundendaten bearbeiten und auswerten. Vertriebsmanager erhalten damit die Möglichkeit, die Wünsche der Neu- und Bestandskunden zu ermitteln und Daten bezüglich der Nachfrage zu erheben.
Daraus ergibt sich eine Win-Win-Situation: Denn die Firmen profitieren von verwertbaren Daten, während die Kunden bedarfsgerecht angesprochen werden.
Die Hauptfunktionen der Sales-Analytics-Software:
Projekte planen, Zeiten erfassen und Zahlungen ermöglichen: Mit einer Sales-Productivity-Software gelingt es dem Vertriebsteam, Abläufe zu automatisieren, Zeiterfassungssysteme zu nutzen und den Kunden moderne Zahlungsmethoden wie PayPal zur Verfügung zu stellen.
Doch welche Kernfunktionen der Lösung lassen sich benennen?
Häufig werden die Begriffe “Sales-Software” und “CRM” synonym verwendet. Dabei handelt es sich keinesfalls um die gleichen Software-Lösungen. Eine Sales-Software ist also kein CRM.
Der Unterschied: Ein CRM-System (Customer-Relationship-Management) unterstützt Unternehmen dabei, mit Bestandskunden in Kontakt zu treten und die dazugehörigen Daten an einem zentralen Punkt zu sammeln, zu verwalten und zu archivieren. Sie dient demnach dazu, Leads zu verwalten, Prozesse zu automatisieren, Interaktionen zu tracken und Kontaktaufnahmen zu koordinieren.
Kostenlose Softwarelösungen für das Vertriebsmanagement verlocken. Der Vorteil: Kleine Unternehmen mit einem geringen Budget können ihre Abläufe automatisieren und gleichzeitig Kosten einsparen.
Der Nachteil: Eine kostenlose Vertriebssoftware der Softwarefirmen stellt nur wenige Features zur Verfügung. Unternehmen aus verschiedenen Branchen und ihre Vertriebsmanager benötigen jedoch in der Regel eine individuelle Lösung, da der Bedarf ganz unterschiedlich ausfällt.
Komplexe Vorgänge können mit den Lösungen demnach nicht realisiert werden. Auch die sichere Verwahrung von Online-Dokumenten oder zuverlässige Analysen sind hier selten möglich.
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