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April 3, 2023

Software-Optimierung – Geschäftsprozesse optimieren mithilfe von Software-Tools

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Durch die Globalisierung und die Digitalisierung erhöht sich die Komplexität der Geschäftsprozesse. Dabei entscheidet ein strukturiertes Vorgehen über den Erfolg oder Misserfolg eines Unternehmens. Betriebe, die ihre Prozesse stetig analysieren, auswerten und optimieren, verkürzen Reaktionszeiten, steigern die Effizienz und minimieren Kosten.

Die Strategieentwicklung obliegt der Management-Ebene. Werden Prozesse optimiert, kann dies jedoch jeden Bereich eines Unternehmens betreffen. Die Grundlage bilden das Business-Process-Management und die Einfügung einer BPM-Software. Doch was kennzeichnet ein BPM, was sind die Ziele der Geschäftsprozessoptimierung und welche Vorteile bietet das BPM?

 

 

Optimierung von Geschäftsprozessen

 

Die Managementdisziplin Business-Process-Management, kurz BPM, entstammt der automatisierungsbasierten Unternehmenswirtschaft. Alternativ wird die Bezeichnung Geschäftsprozessmanagement (GPM) verwendet.

 

Dabei werden bestehende betriebliche Geschäftsprozesse analysiert, modifiziert, überwacht und optimiert. Das Zentrum des BPM bildet die Erstellung einer Workflow-Vorlage im Sinne der Realisation der übergeordneten Unternehmensziele. Unterstützend wird eine Automatisierungssoftware eingesetzt.

 

Manuelle Arbeitsschritte werden durch technologische Methoden ersetzt. Ein Beispiel ist die Robotic-Process-Automation (RPA). Prozesse der Sachbearbeitung werden in diesem Zusammenhang automatisiert, um die Effizienz zu steigern. In der Folge werden Mitarbeiter gezielt entlastet und wenden sich wichtigeren Aktivitäten zu.

 

Unterschieden werden das integrationsorientierte, menschenzentrierte und dokumentenzentrierte Business-Process-Management. Erstgenanntes legt den Fokus auf die Automatisierung und Optimierung der Softwarelösungen. Das menschenzentrierte BPM dagegen konzentriert sich auf Workflows und Prozesse, die durch Menschenhand realisiert werden. Das dokumentenzentrierte BPM wiederum befasst sich mit einer effizienten Dokumentenerstellung.

 

Weiterhin werden das operative und strategische BPM klassifiziert. Das operative Prozessmanagement wird zeitlich begrenzt und umfasst die Planung, Realisation, Analyse und Optimierung sowie das Controlling. Im Vergleich dazu bezieht sich das strategische BPM auf die langfristige Entwicklung von Kernprozessen und einer zielgerichteten Organisationsform.

 

Im Rahmen des BPM realisieren Unternehmen häufig auch die Implementierung von Cloud-Systemen. Weiterhin kann die Optimierung von hybriden Umgebungen umgesetzt werden. Ziel ist die Leistungssteigerung durch eine optimierte IT-Infrastruktur und die Weichenstellung für moderne Technologien wie die KI-Technologie.

 

In diesem Zusammenhang tragen die IT-Manager eine zentrale Verantwortung. Auf Basis der aktuellen Ergebnisse, die das BPM liefert, entscheiden sie, welche Software welchen Mehrwert bietet.

Ziele des Geschäftsprozessmanagements

 

Die Geschäftsprozesse innerhalb eines Unternehmens stehen in direktem Zusammenhang mit der Unternehmensstrategie. So wirkt sich ein Strategiewechsel unmittelbar auf die internen Abläufe aus.

 

Mithilfe des Geschäftsprozessmanagements gelingt es Unternehmen, die Effizienz und Flexibilität zu steigern und die übergeordneten Unternehmensziele zu verfolgen. Des Weiteren können optimierte Prozesse dem Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil verschaffen. Dies ist zum Beispiel der Fall, wenn sich die Marktsituation plötzlich verändert. Zudem kann eine Prozessoptimierung dafür sorgen, dass ein strauchelndes Unternehmen überlebt.

 

Unabdingbar ist eine kontrollierte operative und strategische Prozesssteuerung. Dabei gilt: Wer die Geschäftsprozesse aus den Augen verliert, beklagt früher oder später eine unzufriedene Kundengruppe und Umsatzeinbußen.

 

Doch wie gehen Unternehmer konkret vor und welche fünf Schritte zeichnen das Business-Process-Management aus?

 

 

Analyse

 

Im ersten Schritt führen Sie eine IST-Analyse der Prozesse, auch Prozessanalyse genannt, durch. In diesem Zusammenhang beleuchten Sie die Kernprozesse und benennen Stärken und Schwächen.

 

Im Bereich der Kundenkommunikation könnte hier beispielsweise hinterfragt werden, wie die Bearbeitung von Kundenanfragen realisiert wird, wer im direkten Kundenkontakt steht, wie lange Kunden auf eine Antwort des Servicecenters warten müssen und wie hoch die Kundenzufriedenheit ausfällt.

 

Weiterhin ist es ratsam, KPIs (Key-Performance-Indikatoren) zu erstellen, mit denen fortan gearbeitet wird. Auf diese Weise lässt sich der Unternehmenserfolg zuverlässig messen. Dabei ist zu beachten, dass eine IST-Analyse nur dann stattfinden kann, wenn das Unternehmen nicht frisch gegründet wurde. Andernfalls existieren noch keine Prozesse oder Workflows, die verbessert werden können.

 

 

Modellierung

 

Im zweiten Schritt überlegen Sie, auf welche Weise die in der Analysephase ausgearbeiteten Schwachstellen verbessert werden können. In diesem Kontext spielt die Automatisierung eine übergeordnete Rolle. Denn um Effizienz zu gewährleisten und Kosten einzusparen, ist es lohnenswert, mit wenig Input den maximalen Output zu erzielen.

 

Ein Beispiel ist die Überlegung, ob alle Mitarbeiter an einem Meeting teilnehmen müssen oder es ausreicht, wenige Beteiligte einzuladen. Die Ergebnisse der Modellierungsphase werden visuell festgehalten.

 

 

Implementierung

 

Auf die Modellierung folgt die Implementierung: Testen Sie die eben entwickelten Änderungsvorschläge an einer Testgruppe. So erfahren Sie, ob Ihre Ideen die gewünschte Wirkung erzielen und im Anschluss auf einen gesamten Prozess übertragen werden können.

 

Sollten sich die Änderungswünsche als nachteilig erweisen, sollten Unternehmer jedoch nicht verzagen. Denn hier gilt: Die Implementierungsphase ist dafür geeignet, fehlerhafte Ideen wieder zu verwerfen.

 

Aus diesem Grund ist es keine Schande, wenn die neuen Ideen Sie vor unerwartete Herausforderungen stellen, denn erst in diesem Schritt treffen theoretische Ansätze auf die Praxis. Unternehmen führen zudem in der Regel mehrere Testphasen durch, bis eine Idee ausgereift ist und umgesetzt werden kann.

 

 

Überwachung

 

Der nächste Prozessschritt umfasst die Überwachung. In der Planungsphase haben Sie bereits KPIs erstellt. Diese werden nun benötigt. Nutzen Sie die Key-Perfomance-Indikatoren gezielt, um die Erfolge des BPM-Prozesses messbar zu machen.

 

Hier ist zu beachten, dass die Prozessüberwachung ein kontinuierliches Anliegen darstellt und stetig wiederholt wird. So kann es Ihnen beispielsweise gelingen, nachzuvollziehen, ob Änderungen zur Steigerung der Effizienz in der Praxis zu einer erhöhten Leistungsfähigkeit führen.

 

 

Optimierung

 

Erfolg impliziert die stetige Optimierung der Unternehmensprozesse. Aus diesem Grund fußt das Business-Process-Management auf stetigen Wiederholungen der einzelnen Prozessschritte. Nur so ist es möglich, Fehler aufzudecken, Ineffizienzen zu beseitigen und zu wachsen.

BPM vs. Projektmanagement

 

Häufig werden die Bezeichnungen “BPM” und “Projektmanagement” synonym verwendet. Allerdings beschreiben beide Begriffe unterschiedliche Herangehensweisen. Die Bedeutung ähnelt sich demnach nicht. 

 

Denn während das BPM auf Prozesse und Aktivitäten abzielt, die sich durch Kontinuität auszeichnen, bezieht sich das Projektmanagement auf zeitlich begrenzte Aufgabenfelder. Für jedes Projekt werden spezifische Tools und ein spezifisches Regelwerk verwendet. 

 

Ein Business-Process dagegen kehrt in einem regelmäßigen Abstand wieder. Ein Beispiel ist die monatliche Lohnabrechnung. Um die Produktivität und Effizienz zu steigern, setzen Unternehmen hier auf automatisierte Anwendungen. Das BPM unterstützt die besagte Zielsetzung. 

 

 

Tools zur Optimierung von Prozessen

 

Um Prozesse abzubilden und ein systematisches Prozessmanagement zu realisieren, nutzen viele Unternehmen ein spezielles Tool: die Prozessmanagement-Software. Doch was ist eine Prozessmanagement-Software? Bei der Anwendung handelt es sich um ein einfaches bis komplexes Tool, das den Arbeitsalltag erleichtert und beispielsweise Daten auswertet. 

 

Je nach Komplexitätsgrad kann eine Software zu einem Mehraufwand führen und hohe Kosten verursachen. Allerdings stehen diese in Relation zu der Arbeitserleichterung, die durch Zeichenprogramme, Ablauf- und Prozessanalysen und Simulationen erreicht wird. 

 

Ein BPM-Tool sollte folgende Funktionen aufweisen: 

 

  • Diagrammtool
  • Formulardesigner
  • Drag-and-Drop-Funktion
  • Werkzeugkontrollfunktionen
  • Zugriffsbeschränkungen
  • Single-Sign-On (SSO) und sicherheitsschlüsselbasierte Schnittstelle zum Tool
  • Integration von Tools von Drittanbietern
  • Datenanalyse
  • Leistungsermittlung

 

 

Vorteile für das Unternehmen

 

Kosten senken, Geschäftsprozesse optimieren und die Effizienz der Mitarbeiter erhöhen: Das Business-Process-Management, ausgeführt durch den Prozessmanager, gewährleistet einen strukturierten Betriebsablauf. Im Vergleich zu der manuellen Optimierung und Überprüfung von Unternehmensprozessen geht die Verwendung von Tools mit zahlreichen Vorteilen einher. Doch welche konkreten Vorzüge lassen sich benennen?

 

 

Effizienzsteigerung

 

Die stetige Optimierung der Prozesse kann dazu führen, dass das gesamte Unternehmen schneller und effizienter die gesteckten Ziele erreicht. Schlanke Workflows, klar definierte Ziele und ein reibungsloser Betriebsablauf erhöhen die Effizienz der Mitarbeiter, sodass in derselben Arbeitszeit deutlich bessere Ergebnisse erzielt werden können.

 

Gleichzeitig kann sich die Fehlerquote reduzieren. Dies wirkt sich unter Umständen direkt auf die Produkte und Dienstleistungen des Betriebes aus. 

 

 

Bessere Kontrolle

 

Mit BPM-Tools gelingt es Unternehmen, die Prozesse, Prozessfortschritte und die Compliance-Stufen zu kontrollieren. Gleichzeitig können die Ressourcen überprüft und Anpassungen vorgenommen werden. 

 

 

Optimierte Zusammenarbeit

 

Die Verbesserung der Geschäftsprozesse zielt außerdem auf die Optimierung der Zusammenarbeit aller Mitarbeiter eines Unternehmens ab. So führen die Messung und Kontrolle in der Überwachungsphase dazu, dass gezielt Anpassungen mit Mehrwert vorgenommen werden können. 

 

Lösungsvorschläge, die auf theoretischer Ebene funktionieren, sich praktisch jedoch nicht umsetzen lassen, können somit bereits in der Anfangsphase eliminiert werden. Außerdem können Brand-Asset-Management-Lösungen eingesetzt werden. Sie erleichtern die interne und externe Kommunikation. 

 

 

Hohe Agilität

 

In Zeiten der Digitalisierung müssen Unternehmen innerhalb kurzer Zeit auf Veränderungen reagieren können. So können neue Produkte des Mitbewerbers, neue Technologien oder neue Gesetzeslagen und Vorschriften dazu führen, dass unbewegliche Betriebe an Wettbewerbsfähigkeit einbüßen. 

 

Gleichzeitig erhalten sich Betriebe, die eine BPM-Software von Intexsoft.com nutzen, eine interne Flexibilität, um eigene Prozesse anzupassen und zu verändern.

Doch was bedeutet Agilität? Ein Betrieb gilt als agil, wenn er sich als anpassungsfähig, flexibel und wendig erweist. Darüber hinaus impliziert Agilität laut Definition der IHK Koblenz ein hohes Maß an Eigeninitiative und Aktivität.

 

In der Regel setzen Unternehmen auf einen Mix aus konstanten Strukturen und agilen Methoden wie Scrum oder interdisziplinären Teams. Wichtig ist, dass eine Fehlerkultur vorherrscht, da ein gewisses Maß an Risikobereitschaft die Grundlage der Agilität darstellt.

 

Wer sich heutzutage transformieren kann, gilt als starker Wettbewerber. Ein Beispiel bildet die Anpassung der Automobilindustrie. Hersteller mussten sich innerhalb von kurzer Zeit umorientieren und softwaregesteuerte, akkugetriebene Fahrzeuge entwickeln.

 

 

5 Tipps für Unternehmen

 

 

Tipp 1: Verwalten Sie Datenmengen über eine Software:

 

Manuelle Arbeitsmethoden erhöhen nicht nur die Fehlerquote, sondern auch das Risiko des Datenverlustes. Mit der Nutzung einer BPM-Software können Unternehmen die Wertschöpfungskette in Prozesse unterteilen, überwachen und anpassen. Eine individuelle Softwarelösung bietet den Vorteil, dass das Programm auf die persönlichen Bedürfnisse des Betriebes zugeschnitten wird.

 

 

Tipp 2: Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter ein: 

 

Die stille Integration einer neuen Software-Lösung kann Unmut auslösen. Denn wer Mitglieder des Managements, IT-Fachpersonal und weitere Fachleute ausschließt, kann nicht gewährleisten, dass die Lösungsansätze positiv aufgenommen werden. Hier gilt: Die Verantwortlichen kennen die Schwachstellen am besten und sollten von Beginn an informiert und einbezogen werden. 

 

 

Tipp 3: Prüfen Sie Fördermöglichkeiten: 

 

Sich von einem externen Software-Dienstleister beraten oder eine spezielle Software-Lösung erstellen zu lassen, kann mit höheren Kosten verbunden sein. Jedoch bieten Institutionen wie das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie Fördermöglichkeiten für Start-ups und KMUs an.

 

 

Tipp 4: Treffen Sie eine Entscheidung, die sich langfristig als positiv erweist: 

 

Eine Standard-Softwarelösung ist mit geringeren Kosten verbunden als eine Individuallösung, die durch eine Webagentur realisiert wird. Dennoch kann sich die Investition langfristig lohnen. Wichtig ist, dass ein modulares System vorliegt. 

 

 

Tipp 5: Gewährleisten Sie einen interaktiven und transparenten Prozess: a

 

Die Implementierung einer Software-Lösung kann komplex ausfallen. Dabei sind Startschwierigkeiten nicht auszuschließen. Beispielsweise können Erwartungen unerfüllt bleiben oder Verzögerungen eintreten. Viele Unternehmen setzen deswegen auf agile Arbeitsmethoden wie Scrums. Ein Beispiel ist das Scrum Meeting, in dem sich alle Beteiligten täglich auf den neuesten Stand bringen.

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