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August 11, 2022

Shopify Warenwirtschaft

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Eine Umsatzsteigerung ist das Ziel eines jeden E-Commerce-Händlers. Wenn dann die Zahl der Kaufabwicklungen steigt und das Geschäft wächst, entsteht Chaos im Lager, was Lieferengpässe und eine unzufriedene Kundschaft zur Folge haben kann. Der Grund: manuelle Eingaben von Bestellungen und die aufwändige Übertragung in andere Systeme. 

Ein reibungsloser Ablauf gelingt durch die Verwendung von Warenwirtschaftssystemen und ERP-Systemen. Doch was versteht man unter einem Warenwirtschaftssystem bei Shopify und welche Vorteile bietet das System? Welche Kosten sollten Online-Händler einkalkulieren? Was gibt es bei der Wahl des Systems zu beachten und welcher Trend zeichnet sich ab? 

 

 

Warenwirtschaftssystem bei Shopify – Was ist das?

 

Ein Warenwirtschaftssystem (WaWi) ist eine Unternehmenssoftware, die eine zentrale Verwaltung des Einkaufs, Verkaufs und Lagers ermöglicht. Dabei können sämtliche Daten zum Warenbestand und alle damit verbundenen Prozesse überwacht und gesteuert werden. 

 

Ziel ist es, den Umsatz langfristig durch einen optimierten Warenfluss und optimierte Prozesse im Unternehmen zu steigern. Darüber hinaus kann das System auch andere Bereiche wie das Personalmanagement unterstützen. Das WaWi ist mit dem Shopify Online-Shop verbunden, den Sie ohne HTML-Kenntnisse erstellen können.

 

 

Welche Aufgaben deckt eine Warenwirtschaft ab?

 

Ein Warenwirtschaftssystem kann die Beschaffung, die Produktion, den Verkauf und den Warenausgang sowie die Logistik und Lagerung der Produkte übernehmen. Gleichzeitig dient die Warenwirtschaft für Shopify der Bedarfsermittlung. Kontaktieren Sie uns!

 

  • Steuerung und Analyse des Einkaufs: Warenwirtschaftssysteme unterstützen Online-Händler dabei, den Einkauf zu strukturieren. So verwalten sie Angebote und geben bedarfsgerechte Bestellungen auf. 

 

  • Strukturierte Lagerung der Ware: Einsteiger zeichnen die Ware manuell aus und zählen die Produkte bei der Inventur. WaWis setzen diese Vorgänge automatisiert um und können sogar dabei helfen, den Platz im Lager optimal zu nutzen.

 

  • Steuerung des Verkaufs: Warenwirtschaftssysteme ermöglichen einen reibungslosen Verkauf. Sie verwalten personenbezogene Daten und Informationen, die mit dem Verkauf in Verbindung stehen, und führen Aktionen (beispielsweise Adventskalender) durch. 

 

  • Organisation des Wareneingangs: Warenwirtschaftssysteme sorgen dafür, dass die bestellte Ware ausgeliefert wird. Dies erfolgt, indem das System die Ware erkennt, überprüft und die Rechnung begutachtet. 

 

  • Kontrolle und Realisation des Warenausgangs: Die Software begleitet die Ware von dem Eintreffen im Lager bis zum Versand. Mit einer speziellen Technik kontrolliert die Anwendung beispielsweise, welche Ware das Lager verlässt. Das Ziel: den Bestand kontrollieren und rechtzeitig Nachbestellungen beim Lieferanten aufgeben. Lieferengpässe gehören somit der Vergangenheit an. 

 

Wo liegt der Unterschied zwischen Warenwirtschaftssystem und ERP?

 

Viele Unternehmen nutzen kein WaWi, sondern ein ERP-System (Enterprise Resource Planning = Geschäftsressourcenplanung). Der Grund: Unternehmen werden zunehmend komplexer, sodass die Notwendigkeit besteht, einzelne Systeme zentral an einem Ort zu verwalten. 

 

Das komplexe ERP-System übertrifft das Warenwirtschaftssystem im Funktionsumfang und deckt neben der Warenwirtschaft zahlreiche andere Module wie das Controlling, den Vertrieb oder die Personalwirtschaft ab. 

 

Gleichzeitig gewährleistet das System ein Multi-Channel-Konzept mit verschiedenen Verkaufskanälen. Somit stellt es eine Erweiterung des Warenwirtschaftssystems dar. Maßgeschneiderte Softwareprodukte finden Sie hier: Intexsoft.com.

 

 

 

Warum sollte man ein Warenwirtschaftssystem als Shopify-Onlinehändler nutzen?

 

Eine händische Lagerverwaltung, unkontrollierte Ein- und Verkäufe und die unstrukturierte manuelle Bearbeitung von Bestellungen sind keine optimale Basis, um langfristig zu wachsen und sich als Onlineshop auf dem Markt zu etablieren. 

 

Ein hochvernetztes Warenwirtschaftssystem ermöglicht dagegen automatisierte Prozesse und übersichtliche Strukturen, die optimale Voraussetzungen für den langfristigen Erfolg eines Unternehmens bieten. Ein schneller Anstieg des Versandvolumens kann so reibungslos bewältigt werden, wobei jedem Kunden ein optimales Einkaufserlebnis geboten wird. 

 

Zudem wird die Transparenz gefördert und Unternehmer erhalten durch Analysen und Statistiken in Echtzeit einen umfassenden Überblick über alle Prozesse. 

 

Die Versandhandelssoftware wird speziell auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten und spart Zeit, Aufwand und Kosten. Manuelle Schritte werden durch Automatisierungen ersetzt und die Fehlerquote reduziert. Die gewonnene Zeit und das eingesparte Geld können Sie in Marketingkampagnen investieren. 

 

 

Die Vorteile eines Warenwirtschaftssystems

 

  • Vernetzung aller Unternehmensbereiche
  • Verbesserte Kommunikationswege 
  • Kostenersparnis
  • Zeitersparnis
  • Reduzierung der Fehlerquote 
  • Weniger Personal
  • Umfassender Überblick über Lagerbestände
  • Optimierte Nutzung der Lagerfläche
  • Unterstützung im Einkauf 
  • Synchronisation der Vertriebskanäle
  • Automatisierte Versandabwicklung
  • Optimierung der Verkaufsprozesse
  • Optimierte Versandzeiten und höchste Kundenzufriedenheit 

 

 

Wie verbindet man Shopify mit dem Warenwirtschaftssystem?

 

In der Regel verknüpfen Sie Ihr Warenwirtschaftssystem oder ERP-System und Ihren Onlineshop über die Shopify App. Nutzen Sie ein individuell auf Ihre Bedürfnisse angepasstes oder eigens programmiertes System, erfolgt die Anbindung über eine individuelle zugeschnittene App. Wir übernehmen die individuelle Softwareentwicklung für Sie! 

 

 

Was versteht man unter Schnittstellen?

 

Ein Warenwirtschaftssystem oder ERP-System mit entsprechenden Schnittstellen (Appication Programming Interfaces, kurz API) verbindet den automatisierten Datenaustausch und den Online-Shop miteinander. Die Daten werden durch Schnittstellen zentral abgespeichert. 

 

Per API werden dann klassischerweise die Produktdaten vom WaWi zu Shopify und die Bestelldaten vom Shopify Online-Shop zum Warenwirtschaftssystem übertragen. Außerdem können Versenderdaten wie Trackingnummern oder Kundeninformationen abgeglichen werden. 

 

 

3 empfehlenswerte externe Warensysteme für Shopify

 

Auf dem Markt existieren zahlreiche Warensysteme. Wir stellen drei Systeme vor, die optimal mit Shopify verbunden werden können.

 

 

Descartes pixi

 

Das WMS pixi von der Descartes Systems Group unterstützt E-Commerce-Händler wie die Shopify-Händler von Snocks, Fulfillment-Anbieter sowie Direct-to-Consumer Brands dabei, ihren Kunden ein reibungsloses Einkaufserlebnis zu gewährleisten. Die ERP-Lösung dient der Verwaltung der Lagerlogistik und der Omnichannel-Backend-Prozesse.

 

Darüber hinaus verfügt pixi über praktische ERP-Funktionen wie das Zahlungsmanagement oder den Kundenservice. Die Anbindung an andere Shopsysteme oder IT-Landschaften gelingt durch die API Web Services und die Standardschnittstellen von SOAP und REST. 

 

So können Sie Ihre Produkte parallel auf anderen Kanälen vertreiben und alles zentral verwalten. Die Software überzeugt durch Flexibilität und Skalierbarkeit, was insbesondere schnell wachsenden, größeren Online-Shops zu Gute kommt.

 

Der Hersteller steht im Rahmen der Vor-Ort-Betreuung beratend zur Seite und verfügt über ein großes Partnernetzwerk. Das System ist individuell erweiterbar. 

 

 

JTL-WaWi

 

Das Warenwirtschaftssystem von JTL ist kostenlos und wurde speziell für E-Commerce-Händler entworfen. Dabei richtet sich das System insbesondere an Gründer von Online-Shops. Obwohl die Software frei zur Verfügung steht, ist diese umfangreich: So können Sie Bestelleingänge registrieren, den Einkauf managen und den Verkauf beobachten.

 

Um das Warenwirtschaftssystem mit Shopify zu verbinden, benötigen Sie den JTL-Connector. Dieser umfasst eine kostenlose Software von JTL. Zudem bietet JTL eine eigene, kostenpflichtige Webshop-Software, JTL-Shop, an. Die Verknüpfung des Systems mit externen Online-Plattformen verursacht Zusatzkosten. 

 

 

WISO MeinBüro Web

 

“Ein Büro in einer Anwendung”: Mit diesem Slogan wirbt die Buhl Data Service GmbH aus dem Siegerland, die die WISO MeinBüro Web vertreibt. Hierbei handelt es sich um eine cloudbasierte Softwarelösung für Selbstständige, Freiberufler, Gewerbetreibende und öffentliche Institutionen. Ein bekannter Nutzer des Softwarelösung im B2B-Bereich ist der Shopify-Händler Eastend Berlin.

 

Die Software umfasst die Funktionen CRM, Auftragsabwicklung, Buchhaltung, Warenwirtschaft und Onlinebanking, wobei eine umfassende Kundenorganisation realisiert werden kann.  Ziel ist es, das komplette Büro mittels einer einzelnen Software zu vernetzen und zu verwalten.

 

Der Datenschutz wird gewährleistet, indem die Daten auf den firmeneigenen Servern der Buhl Data Service GmbH gespeichert werden. Individualisierungen, Automatismen, ein kostenloser Support, ein schneller und umfassender Datenimport und diverse Online-Schulungen überzeugen Firmen weltweit. 

 

Was kosten externe Warenwirtschaftssysteme zur Anbindung an Shopify?

 

Die Kosten von externen Warenwirtschaftssystemen fallen individuell aus. Bei vielen Anbietern haben Kunden die Möglichkeit, zwischen dem Erwerb der Software, einem Kauf-Leasing oder einer Miete der Software zu wählen. 

 

Darüber hinaus erfolgt die Preiskalkulation auf Basis des Funktionsumfangs, der Größe des Betriebes, der Zahl der Nutzer, der Vertragslaufzeit und der Abrechnung. Ebenso fallen Transaktionsgebühren an. 

 

Bei kostenlosen Systemen können ebenfalls individuelle Ausgaben entstehen. So verfügen diese über kostenpflichtige Module, die zusätzlich hinzugebucht werden können und die Standardfunktionen ergänzen. 

 

 

Lohnt sich ein externes Warenwirtschaftssystem für Shopify?

 

Sobald die Verkaufszahlen steigen und die Geschäftsprozesse komplexer werden, lohnt sich der Einsatz eines Warenwirtschaftssystems oder eines ERP-Systems. Denn so kann Zeit und Geld eingespart werden, indem die Prozesse automatisiert erfolgen und Fehlerquellen reduziert werden. 

 

Welches System sich eignet, steht in Abhängigkeit zu dem Budget und der Größe des Online-Shops. Während ein kleiner Online-Shop von einem kostenlosen Warenwirtschaftssystem mit wenigen Funktionen profitiert, erfordert ein großer Shop eine umfassende ERP-Lösung. Kontaktieren Sie uns! 

 

 

Worauf sollte man bei der Auswahl eines Warenwirtschaftssystems bei Shopify achten?

 

Bei der Auswahl des Warenwirtschaftssystems bei Shopify sind einige wichtige Punkte zu beachten, um das volle Potenzial der Systeme auszuschöpfen. Um dies zu gewährleisten, sollten Sie sich im Vorfeld fragen, welche Ziele sie konkret in den nächsten Jahren verfolgen, welche spezifischen Aufgaben zukünftig automatisiert erfolgen sollen und welche Erwartungen Sie an die Software stellen. 

 

In diesem Zusammenhang ist es zudem ausschlaggebend, ob sie eine Software suchen, die mitwächst, sicher auf dem Markt besteht und erweitert werden kann. 

 

Weiterhin sollte das Warenwirtschaftssystem Ihrer Wahl die folgenden Module enthalten: 

 

  • Verwaltung der Stammdaten: Ein Warenwirtschaftssystem fußt auf den Stammdaten eines Unternehmens, denn die Verwaltung der Prozesse gelingt nur, wenn alle notwendigen Daten über die Einkäufe, Rücksendungen, Buchungen, Verkäufe und Rücknahmen von Kunden eingepflegt werden. Diese sollten im WaWi jederzeit zur Verfügung stehen. 

 

  • Verwaltung mehrerer Lager: Dieses Modul umfasst das Management mehrerer Lager oder Filialen. Außerdem wird so die Verlegung von Waren auf andere Lagerorte gewährleistet.  

 

  • Verkauf über Schnittstellen: WaWis sollten mindestens eine Schnittstelle zum Kassensystem in Echtzeit aufweisen. Gleichzeitig ist es empfehlenswert, wenn zusätzlich eine Schnittstelle zu einem Online-Marktplatz besteht. 

 

  • Verwaltung von Retouren: Das Retouren-Modul unterstützt Online-Händler dabei, die Rücksendungen durch Kunden zu organisieren.  

 

  • Erfassung der Warenbestände: Am Ende des Geschäftsjahres muss transparent erkennbar sein, welche Warenbestände aktuell vorliegen. Das Inventur-Modul gleicht den Bestand mit rechnerischen Beständen ab. 

 

  • Controlling: Geschäftsentscheidungen können nur getroffen werden, wenn die notwendigen Daten vorliegen. Das Controlling-Modul unterstützt Sie dabei, Statistiken und Listen verschiedener Unternehmensbereiche zu erstellen und zu verwalten. 

 

  • Schnittstellen zur Buchhaltung und CRM: Die monatliche Buchhaltung soll mit einem Warenwirtschaftssystem automatisiert erfolgen. Dies gelingt nur, wenn entsprechende Schnittstellen für die Anbindung von externen Lösungen bestehen.

 

 

Wohin gehen die Trends der Warenwirtschaftssysteme im Online-Handel?

 

E-Commerce-Unternehmen profitieren zunehmend von einem zentralen Datenhub. Aus diesem Grund geht der Trend in Richtung ERP-Systeme. Um Shops und Warenwirtschaftssysteme zu verbinden, unterstützen wir Sie in der PHP Programmierung.

 

Die umfassenden ERP-Lösungen lassen sich individuell in Betriebe integrieren, gewährleisten Effizienz und gelten somit als zukunftsträchtig. Weiterhin zeichnet sich der Trend ab, dass die Lösungen Entscheidungen einfacher machen, mehr Funktionen individuelle Anpassungen ermöglichen und die Systeme einen lückenlosen Datenaustausch in Echtzeit zwischen den vernetzten Systemen gewährleisten.

 

Das Fazit – Shopify Warenwirtschaft – Erfolgreiches E-Commerce mit System

 

Ein Warenwirtschaftssystem ist eine Software, die die Verwaltung und Überwachung von Geschäftsprozessen ermöglicht. Ein ERP-System dagegen verfügt als Erweiterung des WaWis über mehr Funktionen und ermöglicht eine zentrale Verwaltung aller Prozesse. Die Vorteile der Systeme bestehen in der Transparenz und dem strukturierten Überblick. Beliebte Systeme sind pixi, JTL und WISO MeinBüro Web. 

 

Die Kosten für die Software fallen individuell aus. Bei der Wahl des Systems sollten Sie beachten, dass dieses mindestens die Verwaltung der Stammdaten, der Lager und der Retouren sowie Module zum Controlling, zur Buchhaltung und zu den Warenbeständen umfasst. Der Trend entwickelt sich in Richtung ERP-Systeme zur Effizienzsteigerung. Kontaktieren Sie uns!

 

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